Datev DMS

[tolledeu]

Hallo,

ich greife das Thema nach etlichen Jahren mal wieder auf, weil sich sowohl Softwaremäßig als auch technisch ja einiges sich geändert hat. Wir planen ab 03/2015 auch auf DMS umzustellen, die Dok-Ab reicht nicht mehr zum organisieren. Nachwievor ist ja wohl die Verschlagwortung das A und O. Insbesondere die Steuererklärungen machen mir da Kopfschmerzen. Mein Ziel ist ein elektronischer Ordner genau wie mein Papierordner. D.h. in der ESt möchte ich einen Jahresordner und dann die einzelnen Formulare geordnet nach Mantelbogen, AV, Vorsorge, Kinder etc. dann Einkunftsarten und hinter jedem einzelnen Formular die entsprechenden Belege. Ziel ist es u.a. nach 10-Jahren Aufbewahrung den Ordner einfach löschen zu können ohne die Dokumente zusammensuchen zu müssen. Ist das Möglich??

Gibt es in Berlin jemanden der mir das mal zeigen kann? Anschließendes Essen etc. geht auf meine Kappe

P.S. die DATEV-Kosten haben sich fast halbiert..

[ecro]

Mach bloß nicht zuviele Ordner, das erschwert die Übersicht. Sinnvoller ist es, die einzelnen Elemente in den richtigen Container zu versenken und zu anderen Containern Links zu setzen, um Vorgänge zusammenzuhalten.

Meinen Posten als DMS-Admin habe ich vor 4 Jahren abgegeben, weil ich nicht vernünftig zum Arbeiten gekommen bin. Seitdem hat sich wahrscheinlich zu viel geändert, so dass ich nicht mehr qualifiziert bin.

[phönix]

au ja, ich suche auch jemanden, der mir mal in der Praxis Varianten nahebringt, die sich als sinnvoll herausgestellt haben. Falls Du da jemanden in Berlin finden solltest, würde ich mich gerne anschließen.

[tosch]

Eigentlich hab ich gedacht, ich könnte mich noch dran vorbeimogeln, aber ...

... heute fragte mich ein Mandant, ob er seine Gesellschafterbeschlüsse auch digital archivieren dürfe.

Sie einfach einzuscannen und als z.B. .pdf abzuspeichern dürfte nicht gehen.
Ist es im Rahmen eines DMS möglich?
Gibt´s irgendwo was, wo man nachlesen kann, was alles zu- oder unzulässig ist?

[Oliver Thomas]

Nur auf die schnelle: Vielleicht hilft das weiter

https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-...s-scannen/

LG


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[Jive]

Ersetzendes scannen nur für Gesellschafterbeschlüsse macht aber auch keinen sinn .. entweder komplett umsteigen oder lassen finde ich. Das ganze macht auch eigentlich erst dann sinn, wenn man ansonsten Papier in einem größeren Umfang produzieren würde.

Denn was am ersetzenden Scannen alles so dranhängt mit Verfahrensdokumentation Backups und dergleichen erfordert doch einiges an technischem und organisatorischen know how, in erster linie jedoch auch zuverlässigkeit und ordnung im Büro/Sekretariat.

Für den "kleinen" Handwerker von Nebenann lohnt das eigentlich kaum, wenn der nicht ausgesprochen EDV Afin und ordnungsliebend ist. ( meine sind das in der Regel aber leider nicht ....)


Ich stehe ja außerdem auf dem Standpunkt, dass nicht alles was technisch machbar ist, auch wirtschaftlich sinnvoll ist.

lg, jive