Erfahrungen mit Digitalisierung Kanzlei/ Belegbearbeitung gesucht

[Oliver Thomas]

(06.11.2012 14:09)blindworm schrieb:  Wir sollten vielleicht sachlich und auf dem Boden der Tatsachen weiter diskutieren. "Steinzeitlich" arbeitet unter den kleineren/ mittleren Mandanten m.E. (leider) immer noch die Mehrheit. Und mit "Wegschicken" wäre nicht nur ich zahlreiche Mandanten los. Wenn ich mich unter Kollegen umschaue, nutzt bisher kaum jemand DMS oder die digitale Buchungsvariante.

Das war der Spruch, den wir bei Pro-Check zuerst besprochen hatten. Ein Mandant, der eine 50 Euro investition nicht leisten kann und will, obwohl er dadurch schneller und strukturierter durch seinen monatlichen Belegwust kommt, hat tendenziell auch Zahlungsschwierigkeiten. Ich muss nur unsere eigene OPOS Liste ansehen und anhand der Posten sieht man in 80% der Fälle schon die Schlamper (klar ist das plakativ, aber ich denke das ist wirklich verbreitet). Wir haben letztes Jahr intern ein Ampelsystem erstellt. Grün: Zusammenarbeit gut. Gelb: Umstellungen vornehmen. Rot: Mandat nicht weiter fortführen.

Von einigen roten haben wir uns getrennt... einige rote sind inzwischen sogar grün geworden, als wir im Termin klar machten, dass wir so nicht arbeiten können und eine Trennung eventuell für beide Seiten gut wäre.

Es ist also nur eine Sache des hinsetzens. Wir haben ausschliesslich kleine/mittlere Betriebe. Jede menge Freiberufler und darin enthalten die schlimmsten.... Künstler. Wirklich fast alle bringen die Buchhaltung inzwischen perfekt. Das liegt daran, dass die meisten es eh hassen irgendwelche Belege zu sortieren. Also sagen wir ihnen: Drei Laschen - Rechnungseingang / Rechnungsausgang / Barbelege ... nicht mehr, nicht weniger... und plötzlich kommen sie glücklich an und sagen, dass wir nun nicht mehr schlimmer sind wie ein Zahnarztbesuch. Es klappt einfach.

Zitat:Da muss der Keller der Kanzlei aber reichlich groß sein. Die Originale würde ich in jedem Fall dem Mandanten zusenden. Der muss die Verantwortung für die Archivierung sowieso übernehmen.

monatlich zwei bis drei Kisten. Das ist viel viel viel weniger, als in den Zeiten, als unsere ganze Kanzlei mit Aktenordnern voll stand!

Die Kostenersparnis gerade im Portobereich sollte hier auch nicht unterschätzt werden.

Zitat:Und handschriftliche Notizen oder Aufzeichnungen zu EÃœR/ JA ? Manchmal ist es sinnvoller und schneller, etwas aufzuschreiben.

Bei meiner Sauklaue bin ich schneller und sicherer, wenn ich es am PC "aufschreibe"

klar schreibe ich mir kurz mal was handschriftlich auf. Aber alles was nicht nach dem Arbeitstag wieder in den Müll kann wird im Bearbeitungsbogen eingetragen (Excel). Dort sind Berechnungslisten für Eigenverbräuche ebenso wie Nachfragen an den Mandanten. Und eine Checkliste was wie abgearbeitet wurde... Im Folgejahr öffne ich als erstes den Bearbeitungsbogen des Vorjahres und alles ist perfekt.

Zitat:"...So wird z.B. nahezu jedes Mandat OPOS mit Kontoauszugsmanager gebucht...."

Klingt sinnvoll. Was aber mit den EÜR ? Die Bearbeitung dieser Mandanten, die manchmal eh schon gerade so kostendeckend läuft, wird dadurch aufwendiger oder ?

Gut, wir arbeiten mit Datev. Hier haben wir absolut keinen Unterschied ob wir einen 4/3 Rechner OPOS buchen oder nicht. Vorteil... und das ist nicht zu vernachlässigen: Vorsteuer !!!

Der Mandant ist dankbar, wenn er die 1000 EUR Vorsteuer nicht erst mit dem VAZ bekommt in dem er gezahlt hat, sondern in dem die Leistung ausgeführt war und er die Rechnung erhalten hat !!!

Zitat:"...wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung...."

Durch welche Faktoren konkret ? Die Belege schaut man sich doch als pdf trotzdem an oder ?

Hier rede ich nicht von Unternehmen online, sondern von der klassischen BH, aber eben mit OPOS und Kontoauszugsmanager

1. OPOS hat den Vorteil, dass ich natürlich viel viel schneller 20-30 Eingangsrechnungen einbuche, als immer einen Kontoauszug weiterzublättern

2. Bei guter Verbuchung (Rechnungsnummern, Debitoren- Kreditorenbezeichnung, etc.) erkennt der Kontoauszugsmanager fast alle Buchungen. Monatlich wiederkehrende Buchungen kann man über die Lerndatei erkennen lassen. Ich habe als Beispiel ein Restaurant gebucht, dass durchschnittlich einen Ordner voll Belegen hatte. Vor der Umstellung waren es immer so 3-4 Stunden. Nach der Umstellung im Schnitt 1,75 Stunden. Man muss sich nur drauf einlassen und es dem Mandanten gut verkaufen. Denn wie gesagt: Auch der Mandant hat deutliche Vorteile !!!

Zitat:"...Wir haben dementsprechend in unserem Angebotsschreiben mehrere Module und im Gespräch kommen wir meist drauf, welche Variante für das Mandat die sinnvollste ist... dann muss sich der Mandant nur noch entscheiden und dementsprechend weichen halt die Kosten ab..."

Bedeutet das Gebührenerhöhung für "faule" Mandanten (die z.B. nicht Scannen) ? Gebührenerhöhung für EÜR-Mandanten, die nun über OP gebucht werden ? Die Mandaten schreckt das nicht eher ab ?
Wie verkauft man das neue Konzept nach außen marketingmäßig ?

auch hier ohne Unternehmen online. Das hat sich bei uns noch nicht sooo durchgesetzt:

Beim Angebot geht es primär um Neumandate. Die bekommen gleich das System so angeboten. Bei den aktuellen Mandaten haben wir im Gespräch das neue System vorgestellt und auch wie sie davon profitieren (weniger sortieren, Vorsteuer früher aufm Konto, Überblick über Aussenstände von Kunden und Lieferanten, etc.). Klar haben wir auch hochgerechnet, was wir an der FiBu verdienen. Das ist bekanntlich fast nix... aber draufzahlen wollen wir doch nicht. Also haben wir den Mandanten auch klar gesagt, dass wir die BH-Pauschale nicht halten können, wenn wir nicht zusammen besser harmonieren. Meist habe ich das gemacht, weil ich hier irgendwie der Sturkturfreak bin und ein paar von den Schlampern schon erzogen habe. Ich habe aber nicht viel machen müssen. Da den meisten eh gleich klar war, dass sie weniger Zeit in die BH stecken müssen, haben sie das durchgezogen. Der Normalmandant hasst Belege sortieren... es ist nervig, es macht keinen Umsatz. Zudem hat er keinen Einblick was in der Steuerkanzlei eigentlich gemacht wird. Er bekommt ja nur eine BWA, die eine Seite hat. Das kann ja nicht länger wie 1 Stunde dauern

UND: Ausnahmen gibt es natürlich immer. Ein paar Mandanten sind unbelehrbar, aber aus persönlichen oder anderen Gründen nicht aufzugeben... da kämpfen wir halt immer noch mit Schuhschachteln... schreiben jeden Monat 4-5 Emails was noch fehlt und sehen am Ende eh keinen weiteren Beleg...

Das Ziel mindestens 80% der Mandate im Schema zu buchen hat aber schneller geklappt, als wir selbst dachten.

Und was auch klar ist... die Umsetzung und Umstellung kostet Zeit in der kein Umsatz erzielt wird... man hat wochenlang das Gefühl, dass nichts vorwärtsgeht.. aber wenn der Prozess durch ist: wahnsinn

Zum Thema Gebührenerhöhung bei EÜR die OPOS gebucht wird noch kurz: Da durch die Datev Software ja keinerlei Umbuchung zu Jahresende nötig ist, gibts natürlich auch keine höheren Kosten

Grüße !!!

[blind****]

Guten Tag,

"...Wir haben letztes Jahr intern ein Ampelsystem erstellt. Grün: Zusammenarbeit gut. Gelb: Umstellungen vornehmen. Rot: Mandat nicht weiter fortführen...."

Das kann man theoretisch sicher intern so machen. Ich befürchte aber bei der Konkurrenzsituation (nicht nur StB, sondern auch Bilanzbuchhalter ua.) in manchen Gebieten und der teilweise bedenklichen wirtschaftlichen Lage in einigen Branchen, ist das praktisch nicht durchsetzbar. Man kann hier StB in Ballungsräumen, eventuell nicht mit StB in der (z.B. ostdeutschen) Provinz vergleichen.

"...Es ist also nur eine Sache des hinsetzens...."

Das mag sein.

"...monatlich zwei bis drei Kisten...."

Der Mandant erhält generell keine Originale (Bescheide u.a.) mehr ?
Er muss doch aber 10 Jahre lang archivieren.

"...Bei meiner Sauklaue bin ich schneller und sicherer, wenn ich es am PC "aufschreibe"..."

Wie kam dies bei den anderen Mitarbeitern an ?

"...OPOS hat den Vorteil, dass ich natürlich viel viel schneller 20-30 Eingangsrechnungen einbuche, als immer einen Kontoauszug weiterzublättern..."

Es sind aber dann auch 2 Buchungen, statt einer. Ob da die Zeitersparnis so hoch ausfällt ?

"...Hier haben wir absolut keinen Unterschied ob wir einen 4/3 Rechner OPOS buchen oder nicht...."

Es wird schon aufwendiger. Der Mandant hat zusätzliche Sortierarbeit. usw.

"...Überblick über Aussenstände von Kunden und Lieferanten, etc...."

Das aber nur, wenn die Unterlagen auch zeitnah kommen. In der Praxis geht der Trend doch leider eher dahin, dass viele so spät wie möglich einreichen möchten.

"...Also haben wir den Mandanten auch klar gesagt, dass wir die BH-Pauschale nicht halten können, wenn wir nicht zusammen besser harmonieren...."

Das hat funktioniert ? Wie hoch war die Abgangsquote zur Konkurrenz ?

"...Da durch die Datev Software ja keinerlei Umbuchung zu Jahresende nötig ist, gibts natürlich auch keine höheren Kosten..."

Wie ist das gemeint ? Was für Umbuchung ?

Gruß

[Dragon]

Zitat:Zum Thema Gebührenerhöhung bei EÜR die OPOS gebucht wird noch kurz: Da durch die Datev Software ja keinerlei Umbuchung zu Jahresende nötig ist, gibts natürlich auch keine höheren Kosten

Hiermit ist gemeint, dass in der EÜR die Forderungen wieder aus den Umsatzerlösen herausgerechnet wird und somit nur die vereinnahmten (§11) Gelder erklärt wird. HOffe das klärt diese Frage.

[blind****]

"...dass in der EÜR die Forderungen wieder aus den Umsatzerlösen herausgerechnet wird und somit nur die vereinnahmten (§11) Gelder erklärt wird...."

Das ist bei SIMBA nicht anders. Das z.T. erheblicher Aufwand bei flächendeckendem Umstieg bei EÜR auf zusätzliche OP-Buchführung entsteht (vorher eine Bankbuchung, danach 2 Buchungen) und der Mandant zu einer, für ihn ungewohnten System- und Sortierungsumstellung, gebracht werden muss, steht m.E. außer Frage oder ?

Man könnte nun theoretisch mit Gebührenanpassungen kontern, aber ich bezweifle, dass die Mandanten das hinnehmen werden. Sie werden sich eher für die klassische Fibu entscheiden. Allein mit dem berühmten "Holzhammer" vorzugehen, bringt wohl nichts.


Gruß

[Esprimo]

(07.11.2012 15:43)blindworm schrieb:  Das z.T. erheblicher Aufwand bei flächendeckendem Umstieg bei EÃœR auf zusätzliche OP-Buchführung entsteht (vorher eine Bankbuchung, danach 2 Buchungen)

Welche aber beide (in der Regel) vollautomatisch erfolgen.
Die erste Buchung beim Beleg Scannen,
die zweite Buchung beim Kontoauszugsmanger,

Die Vorteile der OPOS Buchung auch beim 4/3 Rechner liegen doch auf der Hand:
- Vorsteuer (wie bereits erwähnt wurde)
- jeder Beleg ist zeitnah erfasst, nicht geht durch die Lappen oder verloren, nur weil die Zahlung erst Monate später erfolgt.
- Bei Gesprächen mit der Bank bezüglich Darlehen kann man immer eine aktuelle Forderungsliste und Verbindlichkeitenliste zeigen
- ABC-Analysen
- durchschnittliche Zahlungstermine
- automatische Generation von Zahlungsdaten (DTA) zum Import in das verwendete Bankprogramm
- Liquiditätsplanung

Das alles interessiert den kleinen Freiberufler (Freelancer, Ingenieur) genauso, wie das große Handelsunternehmen. Sicher der eine oder andere BMW - Beruf, sowie beratungsresistente Unternemer werden den Vorteil nicht erkennen, aber ist das unserer Zielgruppe?

(07.11.2012 15:43)blindworm schrieb:  und der Mandant zu einer, für ihn ungewohnten System- und Sortierungsumstellung, gebracht werden muss, steht m.E. außer Frage oder ?
[...]
Man könnte nun theoretisch mit Gebührenanpassungen kontern,

3 Register, Belege nach Eingang abgeheftet. Einfacher geht es nicht.
Vorher: Warten auf Kontoauszüge (womöglich noch selber am Drucker abholen), danach die Belege hinter die Kontoauszüge einsortieren.
Das dauert mit Sicherheit doppelt solange oder länger. Und ist umständlich!

Gebührenanpassung? Ja, aber nach oben. Bei dem vielen Mehrwert!
Eine BWA mit monatlicher AFA, ABC-Analyse, Liquiditätsplanung und OPOS Liste mit überfälligen Mahndaten bringt jedem Unternehmer einen enormen Mehrwert. Dafür ist er bereit zu zahlen, weil er merkt, dass er weniger Zeit für die Buchhaltung aufbringen muss.

Entschuldigung: Warum glauben viele Kollegen, dass eine effektivere Kanzlei eine Gebührenanpassung nach unten mit sich ziehen soll?

Nochmals: Wir sind kein Buchhaltungsbüro, sondern Steuerberater. In dem Wort steckt der Bergiff "BERATER" mit der zusätzlichen Fachrichtung Steuern. Beratungsleistung ist das, was wir verkaufen. Gute, effektive, schnelle und verlässliche Beratung. Dazu brauchen wir ein sehr gutes Handwerkszeug. z.B. eine aktuelle Buchhaltung auf der Höhe der Zeit und nicht etwa 2 Jahre alte Geschichtsbücher. (Wenn der 4/3 Rechner nach der 10. Aufforderung durch das FA endlich mal seine "sortierten" Kontoauszüge vom Vorvorjahr bringt und fragt, ob er sich dieses Jahr ein neues Auto kaufen darf...)

Bitte nicht falsch verstehen:
Ich verstehe, wenn Kollegen aus eigener Gewohnheit zurückhaltend gegenüber den modernen Möglichkeiten der EDV stehen. Drehen wir doch die Zeit zurück, wir war das noch in den Mitte der 90er Jahren, als DATEV lange gebraucht hatte vom DOS Zeitalter auf eine "moderne" Windows Version zu wechseln. Und da gab es viele Jahre, in der beide System gepflegt wurden...

Und heute? Will hier irgendjemand noch mit DOS und Wordperfekt 5.1 Texte schreiben?

[ecro]

(07.11.2012 17:12)Esprimo schrieb:  Will hier irgendjemand noch mit DOS und Wordperfekt 5.1 Texte schreiben?

Ähm.... ich glaube, solche Leute gibt es. In meiner Zeit als Steuerfachgehilfe geriet ich 2004 mal an eine Steuerberaterin, die ihre Erstellungsberichte tatsächlich mit dem "TextMaker" verfasst hatte. Das war sowas wie der DOS-Editor.

In dem einen Jahr stand das Vorjahr rechts und im nächsten in der linken Spalte :-) Das war ein Spaß. Ein Muster-Erstellungsbericht für alle, ob nun bilanzierender Arzt oder GmbH, und die Jahresabschlüsse waren alle "unter weitgehender Beachtung des HGB" und "nach den Vorschriften des BiRiLiG" aufgestellt. Okay, dieser Teil gehört wohl eher in die Rubrik "Lustiges aus der Steuerwelt"

Naja, die hat mich in der Probezeit jedenfalls rausgeschmissen.

Wowereit!

Von zeit zu Zeit google ich mal nach der, ob sie inzwischen im Internet auffindbar ist. Ist aber nicht. Wie die das wohl mit den UStVA macht?

[showbee]

Haha!

[blind****]

@esprimo:

"...jeder Beleg ist zeitnah erfasst, nicht geht durch die Lappen oder verloren, nur weil die Zahlung erst Monate später erfolgt...."

Was bedeutet zeitnah ? Die Masse der Mandaten bringt die Unterlagen aber weiterhin nach Ablauf des Monats. Da m.E. das Scannen beim Mandanten nicht flächendeckend durchsetzbar bzw. vielleicht wegen Qualitätsproblemen auch nicht wünschenswert ist (schon gar nicht täglich) müssen die Belege in der Kanzlei gescannt werden. Laut übereinstimmenden Aussagen z.B. von mehreren SIMBA-Usern erfolgt dies sinnvollerweise monatlich.

"...ABC-Analysen
- durchschnittliche Zahlungstermine
- automatische Generation von Zahlungsdaten (DTA) zum Import in das verwendete Bankprogramm..."

Ich möchte dieses nicht unbedingt für die Mandanten übernehmen. Ohne Gebührenerhöhungen ist das sowieso nicht machbar. Da wird nicht viel Verständnis aufkommen.

"...Sicher der eine oder andere BMW - Beruf..."

Da zeigt wieder ein bischen den immer noch vorhandenen Ost-West-Unterschied. Solche sog. BMW-Berufe bilden hier (leider) einen größeren Teil der Mandantschaft. Und dann noch einige Handwerker, kleinere Baufirmen, Vermieter, vielleicht mal ein Ingenieur.
Produktions- und Handelsunternehmen kann man mit der Lupe suchen. Ärzte/ Apotheker/Zahnärzte werden zu 99 % von ETL und Co. abgefangen. Wirklich ertragsstarke Firmen sind hier eher selten.

"...Das alles interessiert den kleinen Freiberufler (Freelancer, Ingenieur) genauso,..."

Da muss man vielleicht ein bischen unterscheiden. Die älteren und auch größeren Mandate lesen sogar noch teilweise die BWA/ SuSa und verstehen die Zusammenhänge. Bei den jüngeren Firmen wird gerade im Handwerks-, Restaurant- oder Baubereich fast nur noch auf die Gebühren geschaut. Und Hauptsache die Steuer = 0,- .

"...Gebührenanpassung? Ja, aber nach oben. Bei dem vielen Mehrwert!..."

Grundsätzlich richtig, aber leider nicht immer durchsetzbar. Hier mal ein Beispiel:

Ein Kollege versuchte kürzlich, die Auslagenpauschale für die Lohnabrechnung um 5,- EUR/ Monat anzuheben. Die Folge war ein kollektiver Aufschrei bei vielen Mandanten.
Oder anderes Beispiel:
Es kommen immer wieder Mandanten mit Photovoltaikanlagen, die nach Angeboten bzgl. der monatl. Erstellung der USt-VA fragen. Ca. 50% machen die dann aber selbst, bei Preisen (auschl. Erstellung der VA ohne Buchführung !) zwischen 20,- und 40,- EUR/ pro Monat.
Oder noch eins:
Ein Kollege betreibt seine Kanzlei in einem Dorf in Sachsen-Anhalt. Problem Nr. 1 ist, dass man sich persönlich stark kennt. Schon aus diesem Grund wird versucht, die Gebühren zu drücken.
Problem Nr. 2 sind die in der Umgebung befindlichen LSt-Hilfevereine und Bilanzbuchhalter.
Da werden ESt-Erklärungen für AN für pauschal 100,- EUR (Brutto) angeboten. Oder
auch Fibu`s für 30,- bis 40,- EUR/ Monat.

"...Dazu brauchen wir ein sehr gutes Handwerkszeug. z.B. eine aktuelle Buchhaltung auf der Höhe der Zeit..."

Dem stimme ich voll zu. Nur leider sehen das viele Mandanten eher (noch) nicht so. Denen geht es um das tägliche Überleben, Fachkräftemangel, möglichst geringe Steuern usw.

Gruß

[ecro]

(08.11.2012 10:04)blindworm schrieb:  Oder
auch Fibu`s für 30,- bis 40,- EUR/ Monat.

Hierzu mal ein Extrembeispiel. Wir hatten einen Verlag zu buchen, das Honorar betrug monatlich 200 Euro.

Dann stellten wir um auf "Unternehmen online" und konnten dieselbe Buchhaltung für 65 Euro anbieten mit demselben Deckungsbeitrag.

[Oliver Thomas]

Hallo Blindworm,

ich verstehe, dass es in anderen Gebieten eventuell ein wenig rauher zugeht, als hier in München. Andererseits sitzt hier in jeder Querstraße mindestens ein Steuerberater und das ist auch nicht gerade förderlich.

Wir sind eine kleine Kanzlei mit 9 Mitarbeitern und einer sehr agilen Chefin, die mehr Mandanten an Land zieht, als wir theoretisch abarbeiten können. Daher haben wir zum Glück die Möglichkeit uns von den schwarzen Schafen zu trennen.

Unsere Mitarbeiter haben sich alle sehr schnell und gerne mit DMS und dem drumherum auseinandergesetzt. Vor der Umstellung bin ich am Tag gefühlt mehrere Kilometer in der Kanzlei gelaufen. Bin von 8 Stunden Arbeit sicherlich 1 Stunde vor irgendwelchen Ordnern gestanden und habe irgendetwas gesucht, wofür ich jetzt nur meinen Finge bewege und ein Suchwort eingebe Dies sorgt im Übrigen auch dafür, dass Kostensatz III kein Mythos ist !!!

Ich kann auch jedem nur empfehlen einen digitalen Bearbeitungsbogen zu erstellen, der alles beinhaltet, was so anfallen kann. Vielleicht bastel ich am Wochenende mal was in Excel zusammen, damit man sieht, worüber ich rede.

Nun haben wir natürlich keine großen Firmen, die wir betreuen. Zu 90% sind das Freiberufler, Gewerbetreibende mit Umsätzen unter 1.000.000 EUR und KleinstGmbHs ... alles kein Hexenwerk.

Und ich muss sagen, dass viele Kanzleien das noch viel besser umgesetzt haben. Wenn ich allerdings unsere Kanzlei mal wechseln würde, dann nur zu einer die auch eine ähnliche Struktur hat.

Viele Grüsse !!!