Steuerberater

Normale Version: Erfahrungen mit Digitalisierung Kanzlei/ Belegbearbeitung gesucht
Sie sehen gerade eine vereinfachte Darstellung unserer Inhalte. Normale Ansicht mit richtiger Formatierung.
Seiten: 1 2 3
Hallo,

derzeit liegt mir von meinem Kanzleisoftware-Anbieter SIMBA ein Angebot vor, meine Lizenz zu erweitern. Dadurch wäre ich zukünftig auch in der Lage,
die automatische Bankkontenabfrage und -kontierung, die digitale Belegverarbeitung (Scannen+Kontieren von Belegen) oder auch das digitale Ablagesystem für die Kanzlei zu nutzen. Gibt es hier eventuell jemanden, der die Digitalisierung seiner Kanzlei schon vorangetrieben hat und über seine Erfahrungen berichten kann ?

Es ergeben sich z.B. folgende Fragen:

1) Wie sollte man bzgl. des eigenen Schriftverkehrs/ Bescheide usw. vorgehen ? Vollständig papierlos erscheint mir zu gewagt.

2) Wem überträgt man den Aufwand mit dem Scannen der Belege der Mandanten ? Wie kann man den Mandanten davon überzeugen ?

3) Die Kosten für die zusätzlichen Lizenzen bewegen sich im Bereich von mehreren TEUR. Lohnt sich ein Umstieg auf Digital auch bei kleineren Mandaten bzw. überhaupt, wenn nicht alle mitziehen ?

4) Wie werden die Beleg-Daten (außerhalb von DATEV !) gespeichert und
mit dem StB sinnvollerweise ausgetauscht ?

usw....


Gruß
In einer Kanzlei, in der ich von 2005 bis 2010 tätig war, war bereits 2000 das DMS eingeführt worden. Als ich dort meinen Job aufnahm, war das System bereits seit fünf Jahren im Einsatz und entsprechend aufgebaut.

In den ersten drei Wochen fand ich es ungewohnt, alles nur digital zu finden und Papier nur in Ausnahmefällen zu sehen. aber man gewöhnt sich sehr schnell daran. Es gab auch komplette Mandate, die völlig papierlos geführt wurden. Lediglich die notwendigen Verträge waren zentral irgendwo abgeheftet - aber auch davon gab es die digitale Kopie.

Ich würde es heute nicht mehr anders haben wollen. Unterlagen, die nicht digital abgelegt sind, finde ich meistens nicht mal.

Was genau erscheint dir zu gewagt? Es ist doch nicht das Papier interessant, sondern der Inhalt des Schriftstücks. Wo ist da der Unterschied zwischen Papier und PDF. Die Kanzlei hatte mal einen Prozess gegen einen Mandanten gewonnen, in dem es hauptsächlich um Fristen geht. Das DMS und dessen professionelle Handhabung hat die Kanzlei in die Lage versetzt, den Prozess als munteren Spaziergang zu betrachten.
Hallo,

wir nutzen Scannen - Buchen - Archivieren seit Sommer diesen Jahres. Die Einführung erfolgt nach und nach. Ziel ist es aber, in wenigen Jahren alle Mandanten zu digitalisieren. Wir nutzen keine DATEV.

Wir haben uns mit der Einführung von SBA das erste mal vor gut 2 Jahren beschäftigt. Damals haben wir uns in einem ersten Schritt die Vorteile (und Nachteile) zeigen lassen und ein Pflichtenheft erstellt, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind.
Ein Mitarbeiter hat dann dieses Projekt systematisch umgesetzt.

Zunächst sollten Sie überprüfen ob Ihre Hardwarevoraussetzungen erfüllt sind.
Neben einem qualitativ hochwertigen Scanner benötigen Sie für eine Inhouse Archivierung (nur das macht Sinn) auch genügend Speicherplatz auf dem Server und (ganz wichtig) ein funktionierendes BACKUP System.
Wir haben kalkuliert, dass durch die Archivierung ca 5 GB an Daten monatlich gespeichert und archiviert werden. Das bedeutet 60 GB im Jahr. Bei den heute verfügbaren Festplattenkapazitäten sicher kein Problem, jedoch das Datensicherungskonzept musste bei uns angepasst werden, da ein 200 GB Bandlaufwerk für alle Serverdaten zu klein war und nicht mehr in der Lage war täglich (in der Nacht) eine Komplettsicherung zu erstellen.
Als Scannlösung haben wir einen hochwertigen Scanner von Toshiba mit einer Leistung von 42 Seiten (Duplex) in der Minute. Wir Scannen alle Dokumente mit einer Auflösung von 400 DPI in schwarz/weiß. Das war der beste Kompromiss aus Datengröße und Scannqualität. Die Scannqualität ist entscheiden für die Erkennungsleistung der Software, insbesondere bei schräge eingescannten Belegen oder sehr klein gedruckten Texten.

Nun zu Ihren Fragen:

1. Wir scannen alles ein, archivieren zur Zeit jedoch noch die Originale oder geben diese an den Mandanten zur Aufbewahrung. Die Verlinkung des gescannten Schriftverkehr erfolgt mit der Steuerberatungssoftware. Ein Klick auf den Mandanten zeigt alle gescannten Dokumente.

2. Scannen beim Mandanten ist problematisch. Wir haben es ausprobiert. Häufig ist das Scannergebnis qualitativ in schlechtem Zustand und lässt sich nur mit erheblichem Aufwand weiter verarbeiten. Der zunächst gewonnene Zeitvorteil ist schnell verbraucht. Wir lassen uns dort, wo es EDV Systembedingt ohne Zusatzaufwand möglich ist, die Debitorenrechnungen als PDF Kopie geben und scannen die Kreditoren selbst. Der Zeitaufwand für das Scannen ist relative gering und die Verbuchung am PC geht deutlich schneller, so dass keine Mehrbelastung in der Kanzlei besteht. Wichtig ist, dass der Mandant die Rechnungen nicht mehr heftet. Das muss man mitteilen!
Nach den ersten Monaten der Übung ist inzwischen jeder Mitarbeiter der Meinung, dass die Verarbeitung deutlich schneller ist, wie händisch buchen. Denn der PC erkennt bei weit über 80% aller Rechnungen automatisch den notwendigen Buchungssatz und verbucht das voll automatisch. (Fehlerfrei) Bei den verbleibenden Rechnungen sind fehlende Eingaben schnell erledigt.
Einzig die Kassenbelege verarbeiten wir zur Zeit noch manuell, da dies zu aufwendig ist im Scannprozess. Hier muss der Mandant künftig mehr Vorarbeit leisten und die Belege einzeln auf DIN A4 Blätter kopieren/kleben.

3. Wir haben auch mehrere TEuro investiert. (Lizenzen und Hardware) Der Vorteil zeigt sich erst in ein paar Jahren, bei Nachfragen durch das FA, Betriebsprüfungen, Jahresabschlussarbeiten, etc. Alle Belege sind immer im Haus. Schnell lässt sich etwas nachprüfen. OP Abgleich geht viel leichter (bei Gutschriften, Doppelrechnungen), weil Rechnungen vorhanden sind. Wir legen die Kosten nicht um, sondern sehen alleine im innerbetrieblichen Zeitvorteil eine Amortisation in wenigen Jahren. (Das ist auch wirklich so)
Die Verarbeitung von 500 Debitorenrechnungen hat vorher vielleicht 1 ganzen Tag benötigt, jetzt geht das in 3-4 Stunden.

4. Bei uns werden die Belegdaten in einer SQL Datenbank gespeichert. Die Software ist in die Steuerberatersoftware voll integriert. Hierdurch ist eine Volltextsuche möglich. Wenn man als in ein paar Jahren Rechnungen zum Thema "Kunde Müller oder Winterreifen" sucht kann man das ganz einfach machen und bekommt die gewünschten Resultate.

Docuware ist wohl das "nonplusultra" in diesem Zusammenhang. Auch wenn es verdammt teuer ist.
(05.11.2012 12:02)Esprimo schrieb: [ -> ]2. Scannen beim Mandanten ist problematisch.

Ein Ableger der Kanzlei, in der ich tätig war, hat sich genau darauf spezialisiert.

http://123fibu.de/

Hat man den Mandanten erst mal dorthin bekommen, wo er hinsoll, läuft die ganze Geschichte wie Butter.
Die zusätzlichen Lizenzgebühren sind selbst für SIMBA-Verhältnisse recht hoch. Ich mag mir gar nicht vorstellen, was das bei DATEV kosten würde.
Die Umstellung will also gut durchdacht sein.

Wenn aber nun die Mandanten nicht Scannen, bleibt dieser Zusatzaufwand in der Kanzlei hängen. Ich könnte mir vorstellen, dass dieser Aufwand durch die Zeitersparnis beim Buchen zwar wieder ausgeglichen wird. Die Lizenz-Kaufpreis und die monatlichen Wartungsgebühren schlagen aber dennoch zu Buche. Sind die sonstigen Effekte wirklich so hoch, dass man damit leben kann ? Mit welchem zeitlichen Zusatzaufwand muss man denn durchschnittlich rechnen ?
Den internen Scanaufwand weiterzuberechen ist auch keine Lösung oder bzw. die Mandanten werden das nicht akzeptieren ?

Wie behandele ich Selbstbucher, deren Lizenz die digitale Bearbeitung bisher nicht enthält ? Wie begründe ich deren Mehrkosten ?

Stellt man sinnvollerweise alle Mandanten auf einen Stichtag um ? Oder ist eine "schleichende" Variante, beginnend mit einigen wenigen größeren Mandanten besser ?

Wie behandelt man Mandanten mit EÜR bei denen bisher ohne OP gebucht wird ? Oder auch Bilanzierer, die zumindest unterjährig keine OP besitzen ? Der Buchführungspreis wird dann vielleicht nicht mehr zu halten sein.

Werden die Kassenbelege auch gescannt ? Oder bucht man die noch "klassisch" ?


Welche Maßnahmen sind bezgl. der Umstellung auf ein zumindest teilweise papierloses Büro bei den vorhandenen Handakten in Papier angebracht ?
Nachträgliches Scannen aller sinnvollen Altakten-Inhalte oder erstmaliges Scannen erst ab Stichtag ?

usw...

Fragen über Fragen...
Wenn man den Mandanten zum selbst scannen bringen will, geht das nur, wenn der Mandant einen "Mehrwert" davon hat.
Eine Möglichkeit liegt darin, dass die Zahlung der Rechnung voll automatisch erfolgen kann.
https://www.lexoffice.de/landingpage/ein...elege.html
Und eigene Rechnungen z.B. vollautomatisch überwacht werden, ob diese bezahlt wurden. (OP Verwaltung / Mahnwesen)

Zum Thema Zahlung des Mandanten an den Steuerberater.
Der Mandant zahlt ja nicht für die Dienstleistung Belegerfassung, sondern für die Dienstleistung Finanzbuchführung.

In meinen Augen ändert sich nichts für den Mandanten, da die Hauptarbeit bei der Finanzbuchhaltung in der Überprüfung der Rechnung nach §14 UStG besteht und Auftrag die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung ist. Daneben bekommt er noch eine OP Verwaltung und eine betriebswirtschaftliche Auswertung.
Guten Morgen Esprimo,

"...geht das nur, wenn der Mandant einen "Mehrwert" davon hat...."

M.E. liegt dort ein Problem. Der Mandant wird doch sicher zunächst nur den Kostenaufwand für die Anschaffung eines Scanners und den Zeitaufwand für das Scannen selbst sehen. Vielleicht verlangt er sogar eine Gebührensenkung, da es ja in der Kanzlei schneller geht.

"...Eine Möglichkeit liegt darin, dass die Zahlung der Rechnung voll automatisch erfolgen kann...Und eigene Rechnungen z.B. vollautomatisch überwacht werden, ob diese bezahlt wurden. (OP Verwaltung / Mahnwesen)..."

Ich gehe eher davon aus, dass die Masse der Mandanten dies nicht möchte. Die wollen solche Sachen nicht aus der Hand geben. Und außerdem beschäftigen sich viele Mandanten erst sehr spät mit der Zusammenstellung der Bufü-Akten. Da müssten die sich sehr umstellen, wenn man wöchentlich oder gar täglich buchen würde.

Ich stehe bzgl. des Themas etwas zwischen dem berühmten "Baum und der Borke". Zum einen ist die Digitalisierung nicht mehr aufzuhalten und man sollte sich sicher rechtzeitig damit beschäftigen. Zum anderen erscheint der Investitionsaufwand sehr hoch und die Überzeugungsarbeit gegenüber dem Mandanten sehr umfangreich.



Gruß
Servus,

da wir DMS nun seit 2008 nutzen mit Procheck arbeiten und seit letzer Woche ISO 9001 zertifiziert sind (das war ein Aufwand), hier kurz unsere Erfahrungen.

Zum Ablagesystem:

Wir haben folgende Ordnerstruktur angelegt (wobei jede Kanzlei das eigentlich unterschiedlich macht.

01 Dauerakte mit Unterordnern: z.B. Aktennotiz, Gesellschafterbeschlüsse, Honorarvereinbarungen, HR-Auszüge, Mandanteninfo, Steuerinfo, Verträge

02 Steuerakte: BP, Bilanz/EÜR, ESt, KSt, KiSt, etc.

03 FiBu: Korrespondenz, Abstimm, Auswertungen, USt-VA, ZM, etc.

04 Lohn: Aussenprüfung, BG, Korrespondenz, Krankenkasse, Auswertungen, LSt

05 Wirtschaftsberatung: Existenzgründung, Finanzierung, etc.

Belege zu Anlagegütern werden gescannt und dem Buchungssatz angehängt. Somit haben wir bei Nachfragen auch immer den Beleg zur Hand.

Sämtlicher Emailverkehr wird ebenfalls in DMS abgelegt. Ausser der Mandant fragt nach dem Wetter.

Der Posteingang wird auch komplett abgelegt. Die Originale landen in Kisten. Hier wird immer oben aufgelegt und wenn die Kiste voll ist: Deckel drauf, Datum und ab in den Keller. Alle Mandanten haben von uns ein Anschreiben erhalten, ob sie die Bescheide im Original oder pdf. Format zugesandt bekommen wollen. Bis auf wenige haben sich alle für die digitale Variante entschieden.

Anhand der offenen Positionen im Sachbearbeiter Arbeitsplatz in DMS hat jeder Mitarbeiter Überblick, was offen zur Bearbeitung steht. Das heisst, auch hier arbeiten wir nur digital. Die Originalbelege sind ja schon im Keller Wink

Sollten in Buchaltung oder in der Post Belege sein, bei denen das FA das Original verlangt (KAP, Spenden) habe ich hier einen Ordner: "Steuerunterlagen". Hier lege ich alle originale ab und wenn ich die Erklärung erstelle, fische ich mir die Belege des Mandanten heraus.

Der Vorteil ist immens. Wenn jemand Unterlagen braucht oder Nachfragen hat, muss ich nicht mehr aufstehen, den Ordner suchen, zurückrufen... Ich kann 95% der Nachfragen direkt am Arbeitsplatz erledigen.

Zudem gibt es nur noch DMS... Lokal am Server wird auch nichts mehr abgelegt. Es gibt keine Windows Ordner mehr, wo irgendetwas wichtiges rumliegen könnte. Die Bearbeitungsbögen sind digital abgelegt. Ich kann in wenigen Sekunden prüfen, welche Unterlagen ich letztes Jahr vom Mandanten angefordert habe, etc.

Das ganze hat zur Folge, dass wir mit Ausnahme der Buchhaltungsordner und der wenigen Unterlagen für Steuererklärungen nahezu Beleglos arbeiten.

Wichtig ist allerdings eine klar definierte Struktur in der Ablage und eine zuverlässige Bearbeitung durch die Mitarbeiter (gerade in der Ersterfassung). Ein falsch abgelegter Bescheid ist hier natürlich tödlich!!!

In der Anfangsphase hatten wir noch Schubfächer. Der Posteingang wurde digital erfasst und dann dem Sachbearbeiter auch noch Beleghaft ins Fach gelegt. Hat der Sachbearbeiter den Beleg dann fertig bearbeitet hat er ihn selbst in die Kiste gelegt. So kann man die Bearbeitung doppelt absichern und Fehlablagen werden frühzeitig erkannt.

Dann haben wir noch weitere Umstellungen gemacht, die für Mandanten und uns Erleichterungen bringen. So wird z.B. nahezu jedes Mandat OPOS mit Kontoauszugsmanager gebucht. Die Ablage für den Mandanten ist einfacher, da nurnoch Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Barbelege/Kasse getrennt abgelegt werden und wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung. Ich kann das nur jedem empfehlen.

.... zu Unternehmen online (bei Datev - gibt ja auch andere Systeme) haben wir geteilte Meinung. Wir hatten grosse Mandante, die super strukturiert waren und es nicht geschafft haben die Belege zu faxen/scannen (von faxen ist eh abzuraten, da die Qualität meist minderwertig ist). Wieder andere, denen wir das eigentlich nicht zugetraut hätten, haben das ohne Probleme geschafft.

Grundsätzlich ist es eine Sache des Angebots und dessen, was der Mandant möchte... übernimmt er nur das Scannen oder legt er die gescannten Belege schon in den richtigen Orten ab. Erfasst er vielleicht sogar Daten, die das Programm nicht automatisch erkennt?

Wir haben dementsprechend in unserem Angebotsschreiben mehrere Module und im Gespräch kommen wir meist drauf, welche Variante für das Mandat die sinnvollste ist... dann muss sich der Mandant nur noch entscheiden und dementsprechend weichen halt die Kosten ab.

Zitat:M.E. liegt dort ein Problem. Der Mandant wird doch sicher zunächst nur den Kostenaufwand für die Anschaffung eines Scanners und den Zeitaufwand für das Scannen selbst sehen. Vielleicht verlangt er sogar eine Gebührensenkung, da es ja in der Kanzlei schneller geht.

Ganz erlich. Ein Mandant, der wegen einem anzuschaffenden Scanner meckert, oder den Zeitaufwand fürs Scannen höher einschätzt, als das Hinhocken und Belege sortieren (womöglich noch steinzeitlich hinter die Kontoauszüge) ... solche Mandanten sind doch keine Zielgruppe. Sowas schickt man einfach gleich weiter.

so.. ende Wink
"...Ein Mandant, der wegen einem anzuschaffenden Scanner meckert, oder den Zeitaufwand fürs Scannen höher einschätzt, als das Hinhocken und Belege sortieren (womöglich noch steinzeitlich hinter die Kontoauszüge) ... solche Mandanten sind doch keine Zielgruppe. Sowas schickt man einfach gleich weiter...."

Wir sollten vielleicht sachlich und auf dem Boden der Tatsachen weiter diskutieren. "Steinzeitlich" arbeitet unter den kleineren/ mittleren Mandanten m.E. (leider) immer noch die Mehrheit. Und mit "Wegschicken" wäre nicht nur ich zahlreiche Mandanten los. Wenn ich mich unter Kollegen umschaue, nutzt bisher kaum jemand DMS oder die digitale Buchungsvariante.

"...Der Posteingang wird auch komplett abgelegt. Die Originale landen in Kisten. Hier wird immer oben aufgelegt und wenn die Kiste voll ist: Deckel drauf, Datum und ab in den Keller. Alle Mandanten haben von uns ein Anschreiben erhalten, ob sie die Bescheide im Original oder pdf. Format zugesandt bekommen wollen. Bis auf wenige haben sich alle für die digitale Variante entschieden...."

Da muss der Keller der Kanzlei aber reichlich groß sein. Die Originale würde ich in jedem Fall dem Mandanten zusenden. Der muss die Verantwortung für die Archivierung sowieso übernehmen.

"...Die Bearbeitungsbögen sind digital abgelegt...."

Und handschriftliche Notizen oder Aufzeichnungen zu EÜR/ JA ? Manchmal ist es sinnvoller und schneller, etwas aufzuschreiben.

"...So wird z.B. nahezu jedes Mandat OPOS mit Kontoauszugsmanager gebucht...."

Klingt sinnvoll. Was aber mit den EÜR ? Die Bearbeitung dieser Mandanten, die manchmal eh schon gerade so kostendeckend läuft, wird dadurch aufwendiger oder ?

"...wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung...."

Durch welche Faktoren konkret ? Die Belege schaut man sich doch als pdf trotzdem an oder ?

"...Wir haben dementsprechend in unserem Angebotsschreiben mehrere Module und im Gespräch kommen wir meist drauf, welche Variante für das Mandat die sinnvollste ist... dann muss sich der Mandant nur noch entscheiden und dementsprechend weichen halt die Kosten ab..."

Bedeutet das Gebührenerhöhung für "faule" Mandanten (die z.B. nicht Scannen) ? Gebührenerhöhung für EÜR-Mandanten, die nun über OP gebucht werden ? Die Mandaten schreckt das nicht eher ab ?
Wie verkauft man das neue Konzept nach außen marketingmäßig ?

Gruß
(06.11.2012 14:09)blindworm schrieb: [ -> ]Die Originale würde ich in jedem Fall dem Mandanten zusenden. Der muss die Verantwortung für die Archivierung sowieso übernehmen.

Natürlich. Auch vor dem Hintergrund einer Mandatsbeendigung ist das sinnvoll. Sonst steht man am Ende da und sucht die ganzen Belege erst zusammen.

Beispiel Bescheide: Die werden gescannt und digital abgelegt, das Papier geht an den Mandanten. Da muss nicht mal mehr jemand in den Keller irgendwann.


(06.11.2012 14:09)blindworm schrieb: [ -> ]Und handschriftliche Notizen oder Aufzeichnungen zu EÜR/ JA ?

Da hat sich bewährt, die im JA-Ordner zu lassen fürs nächste Jahr, aber wenn das Jahr +1 durch ist, werden die auch gecannt und dann vernichtet.


(06.11.2012 14:09)blindworm schrieb: [ -> ]"...wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung...."

Durch welche Faktoren konkret ? Die Belege schaut man sich doch als pdf trotzdem an oder ?

Nicht immer. Mit der richtigen OCR-Software schaut sich der Rechner die Belege an. Man kann dem Programm beibringen, wo auf der Rechnung das Datum, wo der Betrag usw. steht. Die kann der korrekt auslesen. Funktioniert natürlich bei Einmal-Lieferanten nicht.

Und dem KAM kann man auch beibringen, Zahlungen auf Rechnungen zu erkennen oder sich wiederholende Bewegungen zutreffend zuzuordnen.

(06.11.2012 14:09)blindworm schrieb: [ -> ]Wie verkauft man das neue Konzept nach außen marketingmäßig ?

So wie auch die Einsichtnahme ins Steuerkonto oder die Teilnahme am KAM: Mehr Sicherheit, schnellere Informationen, weniger Übertragungsfehler, kürzere Auswertungszeiten.






[/quote]
Seiten: 1 2 3
Referenz-URLs