Datev DMS

[meyer]

ecro schrieb:So auch hier. Ein Mandant hat eine EStE, die einen ganzen 8er Ordner füllt. Wenn man das in ein Dokument packen würde, würde man sich dusslig suchen. Also jeweils die Anlage und die Belege, und alles zum Mantelbogen verlinkt.

Wie muss ich mir das von der Vorarbeit her vorstellen? Der Sachbearbeiter hat im Grunde zunächst eine normale Papierakte mit Ausdruck der Steuererklärung und zugeordneten Belegen bzw. Kopien davon und die Akte wird dann anlagenweise eingescannt und entsprechend indiziert und verlinkt?

Das kann ich noch gut nachvollziehen. Wer macht aber diese Arbeit? Die Sekretärin? Kostet ja sonst doch bei umfangreichen Erklärungen einiges an Zeit.

Das Thema interessiert mich sehr und ich werde dranbleiben, wenn ich Zeit dazu finde. Muss allerdings jetzt erstmal abtauchen, da ich zu ersaufen drohe ...

[ecro]

Also es gibt da einen modifizierten RDP-Client, der heißt.... ach egal, hab den Namen vergessen. Der hat als Kern den normalen mstsc und dann haben die Programmierer da noch Erweiterungen drangeschnitzt.

Und der schafft es, die WTS-Umgebung über beide Bildschirme zu ziehen. Das hat zur Folge, dass man die Größe der Programmfenster jeweils festlegen muss, denn Vollbild will da keiner haben.

Leider hat das Programm eine schlechte Performance und bietet keine stabile Verbindung zum Remote Server. Deshalb bleibt der mstsc (oder unter Unixoiden: tsclient) die bessere Wahl.

[ecro]

meyer schrieb:Wer macht aber diese Arbeit? Die Sekretärin? Kostet ja sonst doch bei umfangreichen Erklärungen einiges an Zeit.

Ich verstehe nicht ganz, wo der Unterschied liegt zwischen 3 eingescannten Seiten und 300. Die werden in den Stapelblatteinzug gelegt und ab gehts. Da muss man sich ja nicht danebenstellen.

Und im Übrigen müsste man den Ordner ja ohnehin kopieren. Da spart das DMS bereits an der Stelle Zeit, wo ich nur verschlagworte statt zu knicken, zu lochen und abzuheften.

[Catja]

Das Blöde ist nur, dass die meisten Mandanten (und auch Büros) noch den Tick mit dem "ich hefte alles zusammen, was zusammen gehört" haben, - und da ist mit dem Stapeleinzug Essig.

Im Steuerberater-Magazin war mal ein Artikel über eine komplett papierlose mittelgroße Kanzlei, - die haben eine Angestellte, die nur scannt un verschlagwortet.

[meyer]

ecro schrieb:Ich verstehe nicht ganz, wo der Unterschied liegt zwischen 3 eingescannten Seiten und 300. Die werden in den Stapelblatteinzug gelegt und ab gehts. Da muss man sich ja nicht danebenstellen.

Kurze Zwischenfrage: Berbeiten Sie diese Erklärungen (mit dem ganzen Ordner voll Belegen) selbst und haben sowas schon mal durchgescannt?

Das mit dem 300 Seiten durchscannen würde ich nämlich als graue Theorie bezeichnen, das geht nur, wenn die Vorlagen schon so vorbereitet sind, dass die in einem durchgezogen werden können.

Wäre ja schön, wenn von Vornherein alles auf A4 und einseitig (oder alles doppelseitig) und natürlich nichts geheftet oder geklammert wäre, aber in der Praxis sieht das nun mal ganz anders aus.

Daher meine Frage. Das mit dem Einscannen kann mich mir vorstellen, wenn die Vorlagen gut sind. Das muss aber erst mal selbst geleistet werden, also hat man im Grunde erst mal ein Exemplar selbst erstellt, das in einem durchgezogen werden kann. Sowas kann im Extremfall Stunden dauern.

Ich sehe daher im DMS bisher nur einen zusätzlichen Arbeitsschritt, der natürlich ggf. später dazu führen kann, die Papierakte zu entsorgen.

Ich bin eigentlich ein großer Fan von DMS, scheue aber vor Schritten zurück, die einen Mehraufwand bei der Erklärungsbearbeitung bedeuten. Ferner bin ich allergisch gegen Unterlagen (egal ob Papier oder elektronisch) die sich so darstellen, dass man sich in einem späteren Jahr nur noch mit stundenlangem Suchaufwand damit zurechtfindet. Mit anderen Worten: Ich will sofort sehen können, wie eine Zahl in der Steuererklärung zustandekommt. Insofern kommt für mich nur eine Lösung mit klaren Vorgaben in Betracht, die dies ausschließt.

[ecro]

meyer schrieb:das geht nur, wenn die Vorlagen schon so vorbereitet sind, dass die in einem durchgezogen werden können.

Nun, hier ging es ja um den Ordner, der die Steuererklärung(en) enthält. Da man die ja üblicherweise selbst macht, kann man durchaus Einfluss nehmen auf die Scan-Vorbereitung. Beispielsweise, indem man das Tackern unterlässt oder bereits vorhandene Tackerklammern schon beim Bearbeiten entfernt.


Hier hätte eigentlich die Überlegung zitiert werden müssen, wonach eine Kopie ja ohnehin angefertigt werden muss. Auch da sollte das Papier entsprechend vorbereitet sein.

meyer schrieb:Ferner bin ich allergisch gegen Unterlagen (egal ob Papier oder elektronisch) die sich so darstellen, dass man sich in einem späteren Jahr nur noch mit stundenlangem Suchaufwand damit zurechtfindet. Mit anderen Worten: Ich will sofort sehen können, wie eine Zahl in der Steuererklärung zustandekommt.

Aber das ist ja nun keine Frage der Speicherart (also ob nun auf Papier im Schrank oder als Datei im Rechner).

[limo]

Zitat:Die werden in den Stapelblatteinzug gelegt und ab gehts.

Wie sieht es mit so kleinen Kassenquittungen aus?

Was macht ihr wenn ein Teil Duplex ist der andere nicht? Wird alles einzelen gescannt oder alles duplex und dann die leeren Seiten wieder gelöscht?

[ecro]

limo schrieb:Wie sieht es mit so kleinen Kassenquittungen aus?

Ich überlege grade, wo so ein Tippstreifen vorkommen könnte.

Ah.... Bewirtungsbelege. Da tackert der Wirt ja meistens nur seinen Tippstreifen an das Formular. Ja, die muss man dann einzeln auflegen zum Scannen. Zum normalen Kopieren allerdings auch, und deshalb sehe ich hier auch keinen Mehraufwand zum Papierspeicher.

Ein Bogen A6 wird aber anstandslos gefressen vom Scanner. Kontoauszüge auch.

limo schrieb:Was macht ihr wenn ein Teil Duplex ist der andere nicht? Wird alles einzelen gescannt oder alles duplex und dann die leeren Seiten wieder gelöscht?

Je nach Einzelfall. Sind viele Doppelseiten dabei, lasse zumindest ich die paar weißen Seiten auch drin, dann passt es, wenn man es später mal (ebenfalls doppelseitig) ausdrucken muss.

Sind wenige Doppelseiten drin, kann man die vorn oder hinten anordnen oder extra scannen und dann verbinden. Also jenachdem, was am sinnvollsten ist.

Aber nochmal, ich sehe keinen Mehraufwand im DMS, im Gegenteil. Kopieren müsste ich es doch sowieso. Der Unterschied beginnt erst, wenn ich mich entscheiden muss, die Abbilder auf Papier oder elektronisch aufzubewahren.

Im DMS speichere ich es ab, und es steht jedem zur Ansicht und/oder zur Bearbeitung zur Verfügung. Die Papierakte muss ich erst mal suchen, und wenn jemand anders auch was braucht aus der Akte, muss er erst mal wissen, dass ich die grade habe.

[meyer]

Scanvorbereitung ist ohnehin klar. Ist ja dasselbe wie Kopiervorbereitung.

ecro schrieb:Ich überlege grade, wo so ein Tippstreifen vorkommen könnte.

Kleinbelege, die nicht irgendwie einfach durch den Scanner gehen, ohne die entweder vorher selbst zu kopieren oder die einzeln zu scannen, kommen haufenweise vor.

Duplex finde ich auch kein kleines Problem. Klassischerweise ist das großer Mischmasch, jedenfalls die Formulare sind Duplex bis auf die dreiseitigen. Oder werden die nicht gescannt sondern gesondert ins DMS gestellt? Da kann man entweder weiße Seiten drinlassen, was wieder nicht sehr freundlich beim Blättern ist oder man macht sich Riesenarbeit und löscht die raus (oder macht die Mehrarbeit schon beim Scanvorgang).

ecro schrieb:Aber nochmal, ich sehe keinen Mehraufwand im DMS, im Gegenteil. Kopieren müsste ich es doch sowieso. Der Unterschied beginnt erst, wenn ich mich entscheiden muss, die Abbilder auf Papier oder elektronisch aufzubewahren.

Solche Äußerungen kenne ich von unseren EDV-Spezies, die nahezu keine Einkommensteuererklärung bearbeiten, auch zur Genüge, finde aber bisher, dass die nicht praxistauglich sind, da sie an der Lebenswirklichkeit, wie die eigenen Unterlagen für eine Steuererklärung zusammengestellt werden, vorbeigehen. Daher interessiert mich sehr, ob das irgendwo problemlos umgesetzt ist (oder ob die Lebenswirklichkeit entsprechend umgestellt werden könnte).

Das Kopieren ist in einem Großteil der Fälle bei Einkommensteuererklärungen unverändert eine ziemliche Fummelei. Man bastelt sich an dieser Stelle ja erst die endgültige Version des eigenen Ordners, wie man Sie endgültig haben will. Mit einfach durchkopieren ist da irgendwie regelmäßig nicht viel, es sei denn man hat sich bei der Bearbeitung mit entsprechend Mehraufwand das schon entsprechend vorbereitet.

Habe ich das erstmal alles als Papierversion, kann ich das natürlich im Stapel einscannen. Das und insbesondere die erforderliche Indizierung, um Übersichtlichkeit herzustellen, sehe ich bisher vollständig als Zusatzaufwand, den ich als Bearbeiter vermeiden möchte. Sollte das der Sekretärin aufgedrückt werden können, könnte ich es mir noch vorstellen, es muss aber gesichert sein, dass dass das Ergebnis stimmt. Ich horte lieber weiterhin stapelweise Papier als mich stundenlang aufzuregen, dass Dinge nur schwer nachzuvollziehen oder gar nicht zu finden sind, einfach weil man es in dem Dokument nicht findet.

ecro schrieb:Im DMS speichere ich es ab, und es steht jedem zur Ansicht und/oder zur Bearbeitung zur Verfügung. Die Papierakte muss ich erst mal suchen, und wenn jemand anders auch was braucht aus der Akte, muss er erst mal wissen, dass ich die grade habe.

Der Vorteil ist unbestritten. Allerdings geht es ja ohnehin fast nur um die Belege. Die Steuererklärung selbst, Bescheide, Korrespondenz habe ich sowieso im DMS oder im Steuerprogramm. Man muss also nur in Ausnahmefällen mal zwischendurch an die Akte und man braucht die natürlich im Folgejahr, um sich daran langzuhangeln.

Nur zur Klarstellung: Ich rede natürlich von Fällen, die einen gewissen Umfang haben. Das ist aber bei uns eher der Normalfall.

[ecro]

meyer schrieb:Solche Äußerungen kenne ich von unseren EDV-Spezies, die nahezu keine Einkommensteuererklärung bearbeiten, auch zur Genüge, finde aber bisher, dass die nicht praxistauglich sind, .......

Das Kopieren ist in einem Großteil der Fälle bei Einkommensteuererklärungen unverändert eine ziemliche Fummelei. Man bastelt sich an dieser Stelle ja erst die endgültige Version des eigenen Ordners, wie man Sie endgültig haben will.

Also, es geht ein Ordner mit Originalsteuererklärungen, Original-Steuerbescheinigungen, Original-Spendenbelegen usw. und Kopien von Belegen, die nicht im Original mitmüssen, ans FA.

Im Mandantenexemplar ist es andersrum: Kopien der Steuererklärungen, der Spendenbescheinigungen, Steuerbescheinigungen und die Originale vom restlichen Kram.

Also ist an dieser Stelle alles bereits einmal durchkopiert und steht sich 1:1 gegenüber.

Und jetzt stehe ich an der Stelle, wo ich auch noch ein Exemplar für mich behalten möchte. Ich lege also einen der Akten in kopiererfreundlichen Tranchen in den Stapelblatteinzug und drücke auf "Kopier mir das mal" oder auf "Schick ein PDF-Abbild an meine Mail-Adresse".

Und dies ist die Stelle, von der ich nicht wegkomme: Wieso ist das DMS da umständlicher?

Wenn in Villaribo noch der Aktenordnerinhalt gelocht und abgeheftet wird, wird in Villabajo bereits am nächsten Fall gearbeitet.