Datev DMS

[meyer]

10 Jahre im Einsatz? Respekt !

Wir haben das hier seit Anfang 2006 im Einsatz, womit wir, wie ich glaube, im Vergleich zu anderen Kanzleien eher schon zu den Erfahrenen geh�ren.

Sollte Auskunftsbereitschaft vorhanden sein, dazu mal zwei Fragen:

Mich w�rde interessieren, wie das bei Euch mit Belegen etwa zu Einkommensteuererkl�rungen gehandhabt wird. Wird das alles eingescannt?

Davor haben wir bisher n�mlich zur�ckgeschreckt, da ich f�rchte, dass insbesondere bei umfangreichen Erkl�rungen die �bersichtlichkeit deutlich leidet (vor allem bei der Erkl�rungserstellung im Folgejahr, wo ich gerne einen �bersichtlich gegliederten Vorjahresordner vor mir habe).

Ein zweiter Problemfall, bei dem ich noch nach der ultimativen praktischen L�sung suche:

(Etwas umfangreichere) Rechtsbehelfsverfahren. Diese neigen dazu, sehr un�bersichtlich zu werden, wenn die nur im DMS gef�hrt werden. Es ist dann irgendwann nur noch schwer nachzuvollziehen, was wann in welcher Reihenfolge genau war, insbesondere wenn ein anderer Sachbearbeiter den Fall �bernehmen soll.

Auch falls man mal irgendwo mit Unterlagen hin muss, ohne den Laptop mit Anbindung ans B�ro dabei zu haben, ist es teilweise erforderlich, sich doch wieder was auszudrucken.

In solchen F�llen f�hre ich daher nach wie vor eine Papierakte, einfach, weil ich das sonst als zu un�bersichtlich empfinde.

Gibt es da vielleicht die ultimative L�sung, die sich nur noch nicht bis zu mir herumgesprochen hat?

[ecro]

Wichtige Voraussetzung f�r das Funktionieren von DMS ist zun�chst, dass es keine Quota bei den Mailf�chern gibt. Das Scangut ist oft sehr umfangreich; wenn eine (zu niedrige) Quota besteht, wird eine Mail mit gescannten Belegen abgelehnt.

Zun�chst wird alles, was an das FA geht, genau in der Form und Reihenfolge als Scan abgelegt. S�mtliche �brige Belege auch. Die Betrachtungsprogramme (interner Viewer f�r TIF, PDF-Programm, Office-Programme) lassen Kommentare und �nderungen zu, allerdings revisionssicher. Das hei�t, alle Ver�nderungen werden mitgespeichert.

Wichtig ist eine sinntragende Indizierung und Ablage. Ich habe schon oft erlebt, dass ich Dokumente gefunden habe, die mit "Brief an FA" oder so beschriftet sind. Da jedesmal reinzugucken ist aufwendig, und eine klare Linie l�sst sich so nicht erreichen. Oder es ist ein Brief, in steht "...in der Anlage �bersenden wir die Unterlagen." Und die Anlage selbst ist nicht hinterlegt. Da kann man sich die Ablage auch kneifen.

Unproblematische F�lle werden komplett und ausschlie�lich im DMS abgelegt. Es ist kein Problem, sich daran entlangzuhangeln, wenn man im Folgejahr wieder an dem Fall arbeitet. Gr��ere Sachen kommen erst ins DMS (bzw. deren Papier wird erst entsorgt), wenn das Folgejahr abgearbeitet ist.

Dem Betreff kommt eine h�here Bedeutung zu als die Kategorisierung. Ich hab mal einen kompletten Tag verbraucht, um herauszufinden, ob ein beim FA anh�ngiges RB-Verfahren noch l�uft und wie der Verfahrensstand ist. Am Ende des Tages habe ich eine Art Aktenvorblatt angefertigt, in dem der Verlauf geschiuldert ist und in dem die entsprechenden Dokumente verlinkt sind.

Ich arbeite auch viel mit Verlinkungen innerhalb des DMS. wenn im Schreiben steht "bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom...", dann ist im abgespeicherten Containerdokument auch ein Link zu dem Schreiben und in dem verlinkten Schreiben ein Link zur�ck (wechelseitige Referenzierung). Das alles ist ein Lernprozess, aber zumindest die von mir bearbeiteten F�lle kriege ich ziemlich schnell und l�ckenlos zusammen.

Rechtschreibfehler im Betreff sind �rgerlich, weil die Suchmaske das "Internet" nicht ausgeibt, wenn "Internat" im Betreff steht. Jeder ist hier gehalten, gefundene Rechtschreibfehler ohne gro�en Kommentar zu korrigieren.

Ganz papierlos sind wir auch nicht, leider. Und auch die Indizierung l�uft hier noch nicht einheitlich. Mancher legt mit dem Betreff "EStB 2008" ab, andere mit "2008 EStB" und noch andere schreiben "Eink.St.Besch.". Sowas muss man verhindern, allerdings konnte ich mich insoweit hier noch nicht durchsetzen.

Insgesamt ist da noch einiges an organisatorischer Arbeit zu leisten, aber es wird immer besser :-)

[Catja]

meyer schrieb:Mich w�rde interessieren, wie das bei Euch mit Belegen etwa zu Einkommensteuererkl�rungen gehandhabt wird. Wird das alles eingescannt?

Ich benutze zwar nur die normale DokOrg, aber ich scanne seit 2 Jahren alle ESt-Belege ein.
Und zwar in der Reihenfolge, wie sie bei der Erkl�rung, die ans FA geht, auch dahinterliegen.
Spart Papier und Nerven.

Wenn es nur ein paar Belege sind, dann kommen die in eine Datei und wenn es viele sind, dann werden die mit der jeweiligen Anlage in mehrere Dateien und verschlagwortet.

(Was ich an den Steuerprogrammen noch vermisse, ist die M�glichkeit, das Belegbild direkt hinter das Eingabefeld zu h�ngen. Das f�nde ich klasse).

Gru�, die Catja

[ecro]

Catja schrieb:Wenn es nur ein paar Belege sind, dann kommen die in eine Datei und wenn es viele sind, dann werden die mit der jeweiligen Anlage in mehrere Dateien und verschlagwortet.

So auch hier. Ein Mandant hat eine EStE, die einen ganzen 8er Ordner f�llt. Wenn man das in ein Dokument packen w�rde, w�rde man sich dusslig suchen. Also jeweils die Anlage und die Belege, und alles zum Mantelbogen verlinkt.

Catja schrieb:(Was ich an den Steuerprogrammen noch vermisse, ist die M�glichkeit, das Belegbild direkt hinter das Eingabefeld zu h�ngen. Das f�nde ich klasse).

Auch wenn es nur der halbe Weg ist: Man k�nnte den Eingabefelder eine individuelle Anlage zuordnen und dort die Dokumente reinverlinken.

Der ganze Weg.... das kommt sicher auch noch. Bei der FiBu ist man ja schon soweit.

[Catja]

Ja, - von der FiBu her kam auch meine urspr�ngliche Idee.

Der Umweg �ber die individuelle Anlage ist mir zu m�hsam. Ich m�chte ja eigentlich das Belegbild direkt hinter dem Feld. Ist aber trotzdem eine gute Idee. ich werde es mal bei kleinen ESt-Erkl�rungen mit nur wenig Belegen probieren.

Momentan habe ich halt den 2-Bildschirmbetrieb mit dem kleinen Umweg �ber die DokOrg. Aber dort gibt es ja auch die M�glichkeit, die Teile einzeln abzulegen. Und wenn das Schlagwortsystem einigerma�en eindeutig ist, findet man sich ja auch zurecht.

Mal Sehen, wann Datev die L�sung bastelt.

LG, die Catja

[ecro]

Da ich mit DokOrg nicht arbeite (was die Belegablage betrifft), wei� ich nicht, wie man die Links in die individuelle Anlage bekommt. Beim DMS ist es ein wenig umst�ndlich:

1. Mail-Programm (Outlook) �ffnen
2. Neue Mail ---> Einf�gen --> aus DATEV-DMS -> als Link
3. das Dokument raussuchen und einf�gen
4. die eben eingef�gte Linkdatei im Dateisystem ablegen und umbenennen (aus "_Mail.sdl" in "sinnvollerName.sdl")
5. die eben umbenannte Datei in die individuelle Anlage einbetten
6. die neue Mail verwerfen
7. Goto 1

Wie kriegst du denn DATEV auf zwei Bildschirme? L�uft das bei dir nicht in einer WTS-Umgebung?

[Dragon]

ecro schrieb:7. Goto 1

basiert das ganze noch auf dem guten altem BASIC???

[PiranhaVS]

ecro schrieb:Wie kriegst du denn DATEV auf zwei Bildschirme? L�uft das bei dir nicht in einer WTS-Umgebung?

Hallo,


bei uns geht es mit WTS auch nicht, aber der Systempartner sagte, dass es mit einem CYTRIX Client (muss man extra kaufen) gehen muss...

Der PC muss dann nat�rlich eine Grafikkarte mit 2 Ausg�ngen haben...

[ecro]

Dragon schrieb:

ecro schrieb:7. Goto 1

basiert das ganze noch auf dem guten altem BASIC???

Tats�chlich laufen da VBA-Makros im Hintergrund.

[meyer]

PiranhaVS schrieb:bei uns geht es mit WTS auch nicht, aber der Systempartner sagte, dass es mit einem CYTRIX Client (muss man extra kaufen) gehen muss...

Ja, l�uft bei uns (zumindest teilweise) so. Nach Auskunft unsererer EDV-Spezies ist das aber schon wieder ein Auslaufmodell und wird in K�rze umgestellt. Fragt mich aber nicht, was dann technisch kommt.