Archivierung/Speicherung Daten von Ex-Mandanten

[lieschenmueller]

Hallo,
wie ihr aus meiner Vorstellung entnehmen könnt, bin ich vor einem Jahr in ein seit 20 Jahren bestehendes Büro eingestiegen.
Tja, wenn etwas so lang besteht könnte man meinen, dass die Organisation hier schon toll eingespielt ist und es für alles einen bestimmten Ablauf gibt.... ACH WÄRE DAS SCHÖN!!! Ich verzweifel hier immer wieder an der Organisation und dem herrschenden Chaos :-(

Grad fragt mich die Lohnsachbearbeiterin, ob man Mandanten, die nicht mehr bei uns sind, bei Datev löschen kann, soll, muß?! Und ich muß gestehen, ich weiß es nicht... bisher hat man das wohl einfach immer laufen lassen. Aber kostet das nicht auch Gebühren bei Datev? Und wie sind eigentlich die gesetzlichen Anforderungen? Wie lang und in welcher Form müssen die Daten aufbewahrt werden? Und gehen wir mal weg vom Lohn, auch hin zur Fibu?! 10 Jahre Aufbewahrungsfrist? Wenn man die Sachen nicht elektronisch aufbewahrt, wie sieht es mit der Haftung aus? Was passiert denn im schlimmsten Fall, wenn die Daten weg wären? Wie ist es bei Daten-Übertrag an den neuen Berater? Werde ich dann automatisch von der Haftung befreit? Wie kann ich mich der Haftung und der Datenhaltung entledigen? Archiv-CD an den (Ex-Mandant) und entsprechende Vereinbarung unterschreiben lassen?

Ohweh... Skydiver, ich kann dich verstehen. Mir geht es auch jeden Tag so, dass ich denke, was soll ich eigentlich noch alles wissen, womit soll ich mich noch alles auseinandersetzen. Als Selbständiger ist dein steuerliches Wissen gar nicht mehr so sehr gefragt. Das ist ganz klar und selbstverständlich, dass du da top drauf sein musst. Dazu musst du aber noch alles wissen über EDV, Netzwerke, Hardware, Software, Datenschutz, Recht in jeglicher Form (manchmal habe ich das Gefühl, ein Jurastudium ist weitere Voraussetzung für den Job *grummeL*), Versicherungen, Werbung, Internet, Personalwesen, Akquisition und und und
Der kleinste Teil meiner Zeit darf ich mit schönen Dingen wie Abschlüssen und Steuererklärungen verbringen
Naja, genug gemeckert. Bitte Hilfe betr. Speicherung von Lohn und Fibu?!?

[ecro]

lieschenmueller schrieb:bei Datev löschen kann, soll, muß

Naja, da erleichtert ja der Blick ins Gesetz die Rechtsfindung, §§ 257 HGB, 147 AO.

6 oder 10 Jahre ab dem Jahr nach der letzten Eintragung.

Also: CD machen lassen von der DATEV und die dann ins Archiv legen. Bestimmt habt ihr auch so eine Mammut-Datei, in der steht, wo was ist und wann es weggeworfen werden kann.

Wenn nicht, würde ich die Datei ja liebend gern vorstellen, aber da muß ich erst mit dem "Datenschutzmodul" drüber, sprich: die eigentlichen Mandantennamen in Müller, Meier, Schulze umbenennen und so.

[Vorwitzig]

ja, da hab ich auch schon mal drüber nachgedacht: ist der Steuerberater verpflichtet, für den Mandanten die Daten aufzubewahren? Dann müßte der Mandant doch dem Steuerberater einen entsprechenden Auftrag erteilen.

Oder hat der Mandant bei Beendigung des Mandates einen Anspruch darauf, dass ihm die Daten überlassen werden?

Gilt für die Herausgabepflicht der Daten (Verhältnis Steuerberater/ Mandant) nicht die normale Verjährungsfrist von drei Jahren?

[Clematis]

Wir handhaben das folgendermassen:
Verlaesst uns ein Mandant, weil er den Berater wechselt und der neue Berater arbeitet nicht mit DATEV kann der Mandant entscheiden-wir Speichern weiterhin, gegen eine einmalige Bezahlung im Voraus, oder der Mandant erhaelt eine Archiv-Cd gegen Bezahlung, oder wir loeschen die Daten. Die Wahl trifft der Mandant natuerlich schriftlich.
Wechselt er zu einem DATEV-Berater, dann werden alle Daten auf den neuen Berater uebertragen.

[lieschenmueller]

Clematis, die Lösung ist sehr gut! Werde ich versuchen zukünftig auch so zu handhaben.

Wie regelt ihr Fälle, in denen das Auseinandergehen leider nicht friedlich verläuft? z.B. Mandant zahlt nicht bzw. ist zahlungsunfähig.
Da muß ich weiterhin archivieren und speichern und keiner zahlt mir das, oder?! Rausgeben kann und will ich die Daten z.B. nicht, weil einzige Handhabe um überhaupt noch was vom Geld zu sehen....