Erfahrungen mit Digitalisierung Kanzlei/ Belegbearbeitung gesucht

[Oliver Thomas]

(06.11.2012 14:09)blindworm schrieb:  Wir sollten vielleicht sachlich und auf dem Boden der Tatsachen weiter diskutieren. "Steinzeitlich" arbeitet unter den kleineren/ mittleren Mandanten m.E. (leider) immer noch die Mehrheit. Und mit "Wegschicken" wäre nicht nur ich zahlreiche Mandanten los. Wenn ich mich unter Kollegen umschaue, nutzt bisher kaum jemand DMS oder die digitale Buchungsvariante.

Das war der Spruch, den wir bei Pro-Check zuerst besprochen hatten. Ein Mandant, der eine 50 Euro investition nicht leisten kann und will, obwohl er dadurch schneller und strukturierter durch seinen monatlichen Belegwust kommt, hat tendenziell auch Zahlungsschwierigkeiten. Ich muss nur unsere eigene OPOS Liste ansehen und anhand der Posten sieht man in 80% der Fälle schon die Schlamper (klar ist das plakativ, aber ich denke das ist wirklich verbreitet). Wir haben letztes Jahr intern ein Ampelsystem erstellt. Grün: Zusammenarbeit gut. Gelb: Umstellungen vornehmen. Rot: Mandat nicht weiter fortführen.

Von einigen roten haben wir uns getrennt... einige rote sind inzwischen sogar grün geworden, als wir im Termin klar machten, dass wir so nicht arbeiten können und eine Trennung eventuell für beide Seiten gut wäre.

Es ist also nur eine Sache des hinsetzens. Wir haben ausschliesslich kleine/mittlere Betriebe. Jede menge Freiberufler und darin enthalten die schlimmsten.... Künstler. Wirklich fast alle bringen die Buchhaltung inzwischen perfekt. Das liegt daran, dass die meisten es eh hassen irgendwelche Belege zu sortieren. Also sagen wir ihnen: Drei Laschen - Rechnungseingang / Rechnungsausgang / Barbelege ... nicht mehr, nicht weniger... und plötzlich kommen sie glücklich an und sagen, dass wir nun nicht mehr schlimmer sind wie ein Zahnarztbesuch. Es klappt einfach.

Zitat:Da muss der Keller der Kanzlei aber reichlich groß sein. Die Originale würde ich in jedem Fall dem Mandanten zusenden. Der muss die Verantwortung für die Archivierung sowieso übernehmen.

monatlich zwei bis drei Kisten. Das ist viel viel viel weniger, als in den Zeiten, als unsere ganze Kanzlei mit Aktenordnern voll stand!

Die Kostenersparnis gerade im Portobereich sollte hier auch nicht unterschätzt werden.

Zitat:Und handschriftliche Notizen oder Aufzeichnungen zu EÜR/ JA ? Manchmal ist es sinnvoller und schneller, etwas aufzuschreiben.

Bei meiner Sauklaue bin ich schneller und sicherer, wenn ich es am PC "aufschreibe"

klar schreibe ich mir kurz mal was handschriftlich auf. Aber alles was nicht nach dem Arbeitstag wieder in den Müll kann wird im Bearbeitungsbogen eingetragen (Excel). Dort sind Berechnungslisten für Eigenverbräuche ebenso wie Nachfragen an den Mandanten. Und eine Checkliste was wie abgearbeitet wurde... Im Folgejahr öffne ich als erstes den Bearbeitungsbogen des Vorjahres und alles ist perfekt.

Zitat:"...So wird z.B. nahezu jedes Mandat OPOS mit Kontoauszugsmanager gebucht...."

Klingt sinnvoll. Was aber mit den EÜR ? Die Bearbeitung dieser Mandanten, die manchmal eh schon gerade so kostendeckend läuft, wird dadurch aufwendiger oder ?

Gut, wir arbeiten mit Datev. Hier haben wir absolut keinen Unterschied ob wir einen 4/3 Rechner OPOS buchen oder nicht. Vorteil... und das ist nicht zu vernachlässigen: Vorsteuer !!!

Der Mandant ist dankbar, wenn er die 1000 EUR Vorsteuer nicht erst mit dem VAZ bekommt in dem er gezahlt hat, sondern in dem die Leistung ausgeführt war und er die Rechnung erhalten hat !!!

Zitat:"...wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung...."

Durch welche Faktoren konkret ? Die Belege schaut man sich doch als pdf trotzdem an oder ?

Hier rede ich nicht von Unternehmen online, sondern von der klassischen BH, aber eben mit OPOS und Kontoauszugsmanager

1. OPOS hat den Vorteil, dass ich natürlich viel viel schneller 20-30 Eingangsrechnungen einbuche, als immer einen Kontoauszug weiterzublättern

2. Bei guter Verbuchung (Rechnungsnummern, Debitoren- Kreditorenbezeichnung, etc.) erkennt der Kontoauszugsmanager fast alle Buchungen. Monatlich wiederkehrende Buchungen kann man über die Lerndatei erkennen lassen. Ich habe als Beispiel ein Restaurant gebucht, dass durchschnittlich einen Ordner voll Belegen hatte. Vor der Umstellung waren es immer so 3-4 Stunden. Nach der Umstellung im Schnitt 1,75 Stunden. Man muss sich nur drauf einlassen und es dem Mandanten gut verkaufen. Denn wie gesagt: Auch der Mandant hat deutliche Vorteile !!!

Zitat:"...Wir haben dementsprechend in unserem Angebotsschreiben mehrere Module und im Gespräch kommen wir meist drauf, welche Variante für das Mandat die sinnvollste ist... dann muss sich der Mandant nur noch entscheiden und dementsprechend weichen halt die Kosten ab..."

Bedeutet das Gebührenerhöhung für "faule" Mandanten (die z.B. nicht Scannen) ? Gebührenerhöhung für EÜR-Mandanten, die nun über OP gebucht werden ? Die Mandaten schreckt das nicht eher ab ?
Wie verkauft man das neue Konzept nach außen marketingmäßig ?

auch hier ohne Unternehmen online. Das hat sich bei uns noch nicht sooo durchgesetzt:

Beim Angebot geht es primär um Neumandate. Die bekommen gleich das System so angeboten. Bei den aktuellen Mandaten haben wir im Gespräch das neue System vorgestellt und auch wie sie davon profitieren (weniger sortieren, Vorsteuer früher aufm Konto, Überblick über Aussenstände von Kunden und Lieferanten, etc.). Klar haben wir auch hochgerechnet, was wir an der FiBu verdienen. Das ist bekanntlich fast nix... aber draufzahlen wollen wir doch nicht. Also haben wir den Mandanten auch klar gesagt, dass wir die BH-Pauschale nicht halten können, wenn wir nicht zusammen besser harmonieren. Meist habe ich das gemacht, weil ich hier irgendwie der Sturkturfreak bin und ein paar von den Schlampern schon erzogen habe. Ich habe aber nicht viel machen müssen. Da den meisten eh gleich klar war, dass sie weniger Zeit in die BH stecken müssen, haben sie das durchgezogen. Der Normalmandant hasst Belege sortieren... es ist nervig, es macht keinen Umsatz. Zudem hat er keinen Einblick was in der Steuerkanzlei eigentlich gemacht wird. Er bekommt ja nur eine BWA, die eine Seite hat. Das kann ja nicht länger wie 1 Stunde dauern

UND: Ausnahmen gibt es natürlich immer. Ein paar Mandanten sind unbelehrbar, aber aus persönlichen oder anderen Gründen nicht aufzugeben... da kämpfen wir halt immer noch mit Schuhschachteln... schreiben jeden Monat 4-5 Emails was noch fehlt und sehen am Ende eh keinen weiteren Beleg...

Das Ziel mindestens 80% der Mandate im Schema zu buchen hat aber schneller geklappt, als wir selbst dachten.

Und was auch klar ist... die Umsetzung und Umstellung kostet Zeit in der kein Umsatz erzielt wird... man hat wochenlang das Gefühl, dass nichts vorwärtsgeht.. aber wenn der Prozess durch ist: wahnsinn

Zum Thema Gebührenerhöhung bei EÜR die OPOS gebucht wird noch kurz: Da durch die Datev Software ja keinerlei Umbuchung zu Jahresende nötig ist, gibts natürlich auch keine höheren Kosten

Grüße !!!