Erfahrungen mit Digitalisierung Kanzlei/ Belegbearbeitung gesucht

[blind****]

"...Ein Mandant, der wegen einem anzuschaffenden Scanner meckert, oder den Zeitaufwand fürs Scannen höher einschätzt, als das Hinhocken und Belege sortieren (womöglich noch steinzeitlich hinter die Kontoauszüge) ... solche Mandanten sind doch keine Zielgruppe. Sowas schickt man einfach gleich weiter...."

Wir sollten vielleicht sachlich und auf dem Boden der Tatsachen weiter diskutieren. "Steinzeitlich" arbeitet unter den kleineren/ mittleren Mandanten m.E. (leider) immer noch die Mehrheit. Und mit "Wegschicken" wäre nicht nur ich zahlreiche Mandanten los. Wenn ich mich unter Kollegen umschaue, nutzt bisher kaum jemand DMS oder die digitale Buchungsvariante.

"...Der Posteingang wird auch komplett abgelegt. Die Originale landen in Kisten. Hier wird immer oben aufgelegt und wenn die Kiste voll ist: Deckel drauf, Datum und ab in den Keller. Alle Mandanten haben von uns ein Anschreiben erhalten, ob sie die Bescheide im Original oder pdf. Format zugesandt bekommen wollen. Bis auf wenige haben sich alle für die digitale Variante entschieden...."

Da muss der Keller der Kanzlei aber reichlich groß sein. Die Originale würde ich in jedem Fall dem Mandanten zusenden. Der muss die Verantwortung für die Archivierung sowieso übernehmen.

"...Die Bearbeitungsbögen sind digital abgelegt...."

Und handschriftliche Notizen oder Aufzeichnungen zu EÜR/ JA ? Manchmal ist es sinnvoller und schneller, etwas aufzuschreiben.

"...So wird z.B. nahezu jedes Mandat OPOS mit Kontoauszugsmanager gebucht...."

Klingt sinnvoll. Was aber mit den EÜR ? Die Bearbeitung dieser Mandanten, die manchmal eh schon gerade so kostendeckend läuft, wird dadurch aufwendiger oder ?

"...wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung...."

Durch welche Faktoren konkret ? Die Belege schaut man sich doch als pdf trotzdem an oder ?

"...Wir haben dementsprechend in unserem Angebotsschreiben mehrere Module und im Gespräch kommen wir meist drauf, welche Variante für das Mandat die sinnvollste ist... dann muss sich der Mandant nur noch entscheiden und dementsprechend weichen halt die Kosten ab..."

Bedeutet das Gebührenerhöhung für "faule" Mandanten (die z.B. nicht Scannen) ? Gebührenerhöhung für EÜR-Mandanten, die nun über OP gebucht werden ? Die Mandaten schreckt das nicht eher ab ?
Wie verkauft man das neue Konzept nach außen marketingmäßig ?

Gruß