Erfahrungen mit Digitalisierung Kanzlei/ Belegbearbeitung gesucht

[Oliver Thomas]

Servus,

da wir DMS nun seit 2008 nutzen mit Procheck arbeiten und seit letzer Woche ISO 9001 zertifiziert sind (das war ein Aufwand), hier kurz unsere Erfahrungen.

Zum Ablagesystem:

Wir haben folgende Ordnerstruktur angelegt (wobei jede Kanzlei das eigentlich unterschiedlich macht.

01 Dauerakte mit Unterordnern: z.B. Aktennotiz, Gesellschafterbeschlüsse, Honorarvereinbarungen, HR-Auszüge, Mandanteninfo, Steuerinfo, Verträge

02 Steuerakte: BP, Bilanz/EÜR, ESt, KSt, KiSt, etc.

03 FiBu: Korrespondenz, Abstimm, Auswertungen, USt-VA, ZM, etc.

04 Lohn: Aussenprüfung, BG, Korrespondenz, Krankenkasse, Auswertungen, LSt

05 Wirtschaftsberatung: Existenzgründung, Finanzierung, etc.

Belege zu Anlagegütern werden gescannt und dem Buchungssatz angehängt. Somit haben wir bei Nachfragen auch immer den Beleg zur Hand.

Sämtlicher Emailverkehr wird ebenfalls in DMS abgelegt. Ausser der Mandant fragt nach dem Wetter.

Der Posteingang wird auch komplett abgelegt. Die Originale landen in Kisten. Hier wird immer oben aufgelegt und wenn die Kiste voll ist: Deckel drauf, Datum und ab in den Keller. Alle Mandanten haben von uns ein Anschreiben erhalten, ob sie die Bescheide im Original oder pdf. Format zugesandt bekommen wollen. Bis auf wenige haben sich alle für die digitale Variante entschieden.

Anhand der offenen Positionen im Sachbearbeiter Arbeitsplatz in DMS hat jeder Mitarbeiter Überblick, was offen zur Bearbeitung steht. Das heisst, auch hier arbeiten wir nur digital. Die Originalbelege sind ja schon im Keller

Sollten in Buchaltung oder in der Post Belege sein, bei denen das FA das Original verlangt (KAP, Spenden) habe ich hier einen Ordner: "Steuerunterlagen". Hier lege ich alle originale ab und wenn ich die Erklärung erstelle, fische ich mir die Belege des Mandanten heraus.

Der Vorteil ist immens. Wenn jemand Unterlagen braucht oder Nachfragen hat, muss ich nicht mehr aufstehen, den Ordner suchen, zurückrufen... Ich kann 95% der Nachfragen direkt am Arbeitsplatz erledigen.

Zudem gibt es nur noch DMS... Lokal am Server wird auch nichts mehr abgelegt. Es gibt keine Windows Ordner mehr, wo irgendetwas wichtiges rumliegen könnte. Die Bearbeitungsbögen sind digital abgelegt. Ich kann in wenigen Sekunden prüfen, welche Unterlagen ich letztes Jahr vom Mandanten angefordert habe, etc.

Das ganze hat zur Folge, dass wir mit Ausnahme der Buchhaltungsordner und der wenigen Unterlagen für Steuererklärungen nahezu Beleglos arbeiten.

Wichtig ist allerdings eine klar definierte Struktur in der Ablage und eine zuverlässige Bearbeitung durch die Mitarbeiter (gerade in der Ersterfassung). Ein falsch abgelegter Bescheid ist hier natürlich tödlich!!!

In der Anfangsphase hatten wir noch Schubfächer. Der Posteingang wurde digital erfasst und dann dem Sachbearbeiter auch noch Beleghaft ins Fach gelegt. Hat der Sachbearbeiter den Beleg dann fertig bearbeitet hat er ihn selbst in die Kiste gelegt. So kann man die Bearbeitung doppelt absichern und Fehlablagen werden frühzeitig erkannt.

Dann haben wir noch weitere Umstellungen gemacht, die für Mandanten und uns Erleichterungen bringen. So wird z.B. nahezu jedes Mandat OPOS mit Kontoauszugsmanager gebucht. Die Ablage für den Mandanten ist einfacher, da nurnoch Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Barbelege/Kasse getrennt abgelegt werden und wir sind im Schnitt um die 25-50% schneller in der FiBu Bearbeitung. Ich kann das nur jedem empfehlen.

.... zu Unternehmen online (bei Datev - gibt ja auch andere Systeme) haben wir geteilte Meinung. Wir hatten grosse Mandante, die super strukturiert waren und es nicht geschafft haben die Belege zu faxen/scannen (von faxen ist eh abzuraten, da die Qualität meist minderwertig ist). Wieder andere, denen wir das eigentlich nicht zugetraut hätten, haben das ohne Probleme geschafft.

Grundsätzlich ist es eine Sache des Angebots und dessen, was der Mandant möchte... übernimmt er nur das Scannen oder legt er die gescannten Belege schon in den richtigen Orten ab. Erfasst er vielleicht sogar Daten, die das Programm nicht automatisch erkennt?

Wir haben dementsprechend in unserem Angebotsschreiben mehrere Module und im Gespräch kommen wir meist drauf, welche Variante für das Mandat die sinnvollste ist... dann muss sich der Mandant nur noch entscheiden und dementsprechend weichen halt die Kosten ab.

Zitat:M.E. liegt dort ein Problem. Der Mandant wird doch sicher zunächst nur den Kostenaufwand für die Anschaffung eines Scanners und den Zeitaufwand für das Scannen selbst sehen. Vielleicht verlangt er sogar eine Gebührensenkung, da es ja in der Kanzlei schneller geht.

Ganz erlich. Ein Mandant, der wegen einem anzuschaffenden Scanner meckert, oder den Zeitaufwand fürs Scannen höher einschätzt, als das Hinhocken und Belege sortieren (womöglich noch steinzeitlich hinter die Kontoauszüge) ... solche Mandanten sind doch keine Zielgruppe. Sowas schickt man einfach gleich weiter.

so.. ende