Erfahrungen mit Digitalisierung Kanzlei/ Belegbearbeitung gesucht

[Esprimo]

Hallo,

wir nutzen Scannen - Buchen - Archivieren seit Sommer diesen Jahres. Die Einführung erfolgt nach und nach. Ziel ist es aber, in wenigen Jahren alle Mandanten zu digitalisieren. Wir nutzen keine DATEV.

Wir haben uns mit der Einführung von SBA das erste mal vor gut 2 Jahren beschäftigt. Damals haben wir uns in einem ersten Schritt die Vorteile (und Nachteile) zeigen lassen und ein Pflichtenheft erstellt, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind.
Ein Mitarbeiter hat dann dieses Projekt systematisch umgesetzt.

Zunächst sollten Sie überprüfen ob Ihre Hardwarevoraussetzungen erfüllt sind.
Neben einem qualitativ hochwertigen Scanner benötigen Sie für eine Inhouse Archivierung (nur das macht Sinn) auch genügend Speicherplatz auf dem Server und (ganz wichtig) ein funktionierendes BACKUP System.
Wir haben kalkuliert, dass durch die Archivierung ca 5 GB an Daten monatlich gespeichert und archiviert werden. Das bedeutet 60 GB im Jahr. Bei den heute verfügbaren Festplattenkapazitäten sicher kein Problem, jedoch das Datensicherungskonzept musste bei uns angepasst werden, da ein 200 GB Bandlaufwerk für alle Serverdaten zu klein war und nicht mehr in der Lage war täglich (in der Nacht) eine Komplettsicherung zu erstellen.
Als Scannlösung haben wir einen hochwertigen Scanner von Toshiba mit einer Leistung von 42 Seiten (Duplex) in der Minute. Wir Scannen alle Dokumente mit einer Auflösung von 400 DPI in schwarz/weiß. Das war der beste Kompromiss aus Datengröße und Scannqualität. Die Scannqualität ist entscheiden für die Erkennungsleistung der Software, insbesondere bei schräge eingescannten Belegen oder sehr klein gedruckten Texten.

Nun zu Ihren Fragen:

1. Wir scannen alles ein, archivieren zur Zeit jedoch noch die Originale oder geben diese an den Mandanten zur Aufbewahrung. Die Verlinkung des gescannten Schriftverkehr erfolgt mit der Steuerberatungssoftware. Ein Klick auf den Mandanten zeigt alle gescannten Dokumente.

2. Scannen beim Mandanten ist problematisch. Wir haben es ausprobiert. Häufig ist das Scannergebnis qualitativ in schlechtem Zustand und lässt sich nur mit erheblichem Aufwand weiter verarbeiten. Der zunächst gewonnene Zeitvorteil ist schnell verbraucht. Wir lassen uns dort, wo es EDV Systembedingt ohne Zusatzaufwand möglich ist, die Debitorenrechnungen als PDF Kopie geben und scannen die Kreditoren selbst. Der Zeitaufwand für das Scannen ist relative gering und die Verbuchung am PC geht deutlich schneller, so dass keine Mehrbelastung in der Kanzlei besteht. Wichtig ist, dass der Mandant die Rechnungen nicht mehr heftet. Das muss man mitteilen!
Nach den ersten Monaten der Übung ist inzwischen jeder Mitarbeiter der Meinung, dass die Verarbeitung deutlich schneller ist, wie händisch buchen. Denn der PC erkennt bei weit über 80% aller Rechnungen automatisch den notwendigen Buchungssatz und verbucht das voll automatisch. (Fehlerfrei) Bei den verbleibenden Rechnungen sind fehlende Eingaben schnell erledigt.
Einzig die Kassenbelege verarbeiten wir zur Zeit noch manuell, da dies zu aufwendig ist im Scannprozess. Hier muss der Mandant künftig mehr Vorarbeit leisten und die Belege einzeln auf DIN A4 Blätter kopieren/kleben.

3. Wir haben auch mehrere TEuro investiert. (Lizenzen und Hardware) Der Vorteil zeigt sich erst in ein paar Jahren, bei Nachfragen durch das FA, Betriebsprüfungen, Jahresabschlussarbeiten, etc. Alle Belege sind immer im Haus. Schnell lässt sich etwas nachprüfen. OP Abgleich geht viel leichter (bei Gutschriften, Doppelrechnungen), weil Rechnungen vorhanden sind. Wir legen die Kosten nicht um, sondern sehen alleine im innerbetrieblichen Zeitvorteil eine Amortisation in wenigen Jahren. (Das ist auch wirklich so)
Die Verarbeitung von 500 Debitorenrechnungen hat vorher vielleicht 1 ganzen Tag benötigt, jetzt geht das in 3-4 Stunden.

4. Bei uns werden die Belegdaten in einer SQL Datenbank gespeichert. Die Software ist in die Steuerberatersoftware voll integriert. Hierdurch ist eine Volltextsuche möglich. Wenn man als in ein paar Jahren Rechnungen zum Thema "Kunde Müller oder Winterreifen" sucht kann man das ganz einfach machen und bekommt die gewünschten Resultate.

Docuware ist wohl das "nonplusultra" in diesem Zusammenhang. Auch wenn es verdammt teuer ist.