Datev DMS

[meyer]

Scanvorbereitung ist ohnehin klar. Ist ja dasselbe wie Kopiervorbereitung.

ecro schrieb:Ich überlege grade, wo so ein Tippstreifen vorkommen könnte.

Kleinbelege, die nicht irgendwie einfach durch den Scanner gehen, ohne die entweder vorher selbst zu kopieren oder die einzeln zu scannen, kommen haufenweise vor.

Duplex finde ich auch kein kleines Problem. Klassischerweise ist das großer Mischmasch, jedenfalls die Formulare sind Duplex bis auf die dreiseitigen. Oder werden die nicht gescannt sondern gesondert ins DMS gestellt? Da kann man entweder weiße Seiten drinlassen, was wieder nicht sehr freundlich beim Blättern ist oder man macht sich Riesenarbeit und löscht die raus (oder macht die Mehrarbeit schon beim Scanvorgang).

ecro schrieb:Aber nochmal, ich sehe keinen Mehraufwand im DMS, im Gegenteil. Kopieren müsste ich es doch sowieso. Der Unterschied beginnt erst, wenn ich mich entscheiden muss, die Abbilder auf Papier oder elektronisch aufzubewahren.

Solche Äußerungen kenne ich von unseren EDV-Spezies, die nahezu keine Einkommensteuererklärung bearbeiten, auch zur Genüge, finde aber bisher, dass die nicht praxistauglich sind, da sie an der Lebenswirklichkeit, wie die eigenen Unterlagen für eine Steuererklärung zusammengestellt werden, vorbeigehen. Daher interessiert mich sehr, ob das irgendwo problemlos umgesetzt ist (oder ob die Lebenswirklichkeit entsprechend umgestellt werden könnte).

Das Kopieren ist in einem Großteil der Fälle bei Einkommensteuererklärungen unverändert eine ziemliche Fummelei. Man bastelt sich an dieser Stelle ja erst die endgültige Version des eigenen Ordners, wie man Sie endgültig haben will. Mit einfach durchkopieren ist da irgendwie regelmäßig nicht viel, es sei denn man hat sich bei der Bearbeitung mit entsprechend Mehraufwand das schon entsprechend vorbereitet.

Habe ich das erstmal alles als Papierversion, kann ich das natürlich im Stapel einscannen. Das und insbesondere die erforderliche Indizierung, um Übersichtlichkeit herzustellen, sehe ich bisher vollständig als Zusatzaufwand, den ich als Bearbeiter vermeiden möchte. Sollte das der Sekretärin aufgedrückt werden können, könnte ich es mir noch vorstellen, es muss aber gesichert sein, dass dass das Ergebnis stimmt. Ich horte lieber weiterhin stapelweise Papier als mich stundenlang aufzuregen, dass Dinge nur schwer nachzuvollziehen oder gar nicht zu finden sind, einfach weil man es in dem Dokument nicht findet.

ecro schrieb:Im DMS speichere ich es ab, und es steht jedem zur Ansicht und/oder zur Bearbeitung zur Verfügung. Die Papierakte muss ich erst mal suchen, und wenn jemand anders auch was braucht aus der Akte, muss er erst mal wissen, dass ich die grade habe.

Der Vorteil ist unbestritten. Allerdings geht es ja ohnehin fast nur um die Belege. Die Steuererklärung selbst, Bescheide, Korrespondenz habe ich sowieso im DMS oder im Steuerprogramm. Man muss also nur in Ausnahmefällen mal zwischendurch an die Akte und man braucht die natürlich im Folgejahr, um sich daran langzuhangeln.

Nur zur Klarstellung: Ich rede natürlich von Fällen, die einen gewissen Umfang haben. Das ist aber bei uns eher der Normalfall.