Datev DMS

[ecro]

Wichtige Voraussetzung für das Funktionieren von DMS ist zunächst, dass es keine Quota bei den Mailfächern gibt. Das Scangut ist oft sehr umfangreich; wenn eine (zu niedrige) Quota besteht, wird eine Mail mit gescannten Belegen abgelehnt.

Zunächst wird alles, was an das FA geht, genau in der Form und Reihenfolge als Scan abgelegt. Sämtliche übrige Belege auch. Die Betrachtungsprogramme (interner Viewer für TIF, PDF-Programm, Office-Programme) lassen Kommentare und Änderungen zu, allerdings revisionssicher. Das heißt, alle Veränderungen werden mitgespeichert.

Wichtig ist eine sinntragende Indizierung und Ablage. Ich habe schon oft erlebt, dass ich Dokumente gefunden habe, die mit "Brief an FA" oder so beschriftet sind. Da jedesmal reinzugucken ist aufwendig, und eine klare Linie lässt sich so nicht erreichen. Oder es ist ein Brief, in steht "...in der Anlage übersenden wir die Unterlagen." Und die Anlage selbst ist nicht hinterlegt. Da kann man sich die Ablage auch kneifen.

Unproblematische Fälle werden komplett und ausschließlich im DMS abgelegt. Es ist kein Problem, sich daran entlangzuhangeln, wenn man im Folgejahr wieder an dem Fall arbeitet. Größere Sachen kommen erst ins DMS (bzw. deren Papier wird erst entsorgt), wenn das Folgejahr abgearbeitet ist.

Dem Betreff kommt eine höhere Bedeutung zu als die Kategorisierung. Ich hab mal einen kompletten Tag verbraucht, um herauszufinden, ob ein beim FA anhängiges RB-Verfahren noch läuft und wie der Verfahrensstand ist. Am Ende des Tages habe ich eine Art Aktenvorblatt angefertigt, in dem der Verlauf geschiuldert ist und in dem die entsprechenden Dokumente verlinkt sind.

Ich arbeite auch viel mit Verlinkungen innerhalb des DMS. wenn im Schreiben steht "bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom...", dann ist im abgespeicherten Containerdokument auch ein Link zu dem Schreiben und in dem verlinkten Schreiben ein Link zurück (wechelseitige Referenzierung). Das alles ist ein Lernprozess, aber zumindest die von mir bearbeiteten Fälle kriege ich ziemlich schnell und lückenlos zusammen.

Rechtschreibfehler im Betreff sind ärgerlich, weil die Suchmaske das "Internet" nicht ausgeibt, wenn "Internat" im Betreff steht. Jeder ist hier gehalten, gefundene Rechtschreibfehler ohne großen Kommentar zu korrigieren.

Ganz papierlos sind wir auch nicht, leider. Und auch die Indizierung läuft hier noch nicht einheitlich. Mancher legt mit dem Betreff "EStB 2008" ab, andere mit "2008 EStB" und noch andere schreiben "Eink.St.Besch.". Sowas muss man verhindern, allerdings konnte ich mich insoweit hier noch nicht durchsetzen.

Insgesamt ist da noch einiges an organisatorischer Arbeit zu leisten, aber es wird immer besser :-)