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Erfahrung mit digitalem Belegbuchen
06.09.2011, 17:07 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 06.09.2011 17:13 von Uwe.)
Beitrag: #1
Erfahrung mit digitalem Belegbuchen
Hallo miteinander,

wer hat Erfahrung mit digitalem Belegbuchen und mchte diese hier mitteilen?
Ich hatte hier gerade eine Vorfhrung eines absoluten Befrworters insbesondere mit dem Argument, dass der Mandant Gebhren sparen kann ... Grund: es wre keine Arbeit mehr vorhanden auer Knopfdruck ...

Gruss
Uwe
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07.09.2011, 08:07
Beitrag: #2
RE: Erfahrung mit digitalem Belegbuchen
Hallo,

ja und nein.

Die digitalisierten Belege mssen natrlich noch kontrolliert werden.
Zu Beginn der Einfhrung muss dem System auch erst einmal beigebracht werden was es erkennen soll und was es dann machen soll. Selbst wenn dies vllig automatisiert ist, bedarf es immer noch einer Endkontrolle.

Der Aufwand zu Beginn ist genauso gro wie hndisches Buchen. Ist das System eingerichtet, knnen regelmig wiederkehrende Vorgnge auf relativ einfache Art und Weise abgearbeitet werden. Alles was nicht der Regel- oder Normalfall ist, muss nachbearbeitet werden.

Am Besten funktioniert das noch mit Bankbelegen und bei Ausgangsrechnungen. Aber auch dabei kann es Probleme geben, wenn der Mandant nicht ber ein ERP-System verfgt und die Rechnungen aufgeteilt werden mssen (insbesondere bei integrierter Kostenrechnung, die erfordert in jedem Fall Nacharbeit).

Um dies mglichst reibungslos ablaufen lassen zu knnen, bedarf es natrlich der entsprechenden Vorarbeiten und eines einheitlichen Buchungsstandards. Da mssen dann alle Mitarbeiter des Rechnungswesens, aber auch die entsprechenden Mitarbeiter in der Auftragsverwaltung instruiert und geschult werden.

Wie in einem guten Qualifizierungsprozess muss erst ordentlich Zeit und Geld investiert werden, um am Ende die Einsparungen und die Qualittsverbesserung und -sicherung zu erhalten.

Abgesehen davon unterschtzen die Verkufer solcher digitalisierten Buchungssysteme auch den Aufwand der Archivierung der Belege. Wer es noch nicht hat, der muss es einrichten.

Zwei Probleme sehe ich in der digitalen Belegbearbeitung:

1. Wir sind es (noch) nicht gewohnt auf diese Art und Weise zu arbeiten und tun uns in der visuellen Wahrnehmung schwer (die meisten von uns haben doch lieber ein Buch in der Hand als auf einem Bildschirm)

2. Die inhaltliche Belegkontrolle, wie sie z.B. fr den Vorsteuerabzug notwndig ist, geht oft einfach unter.


Und wenn man anfngt zu digitalisieren, dann bitte das komplette ReWe. Das muss nicht im Hauruck-Verfahren erfolgen, aber es macht nicht viel Sinn zwei Systeme parallel zu fhren.

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Der einzige Mensch, der sich vernünftig benimmt, ist mein Schneider. Er nimmt jedesmal neu Maß, wenn er mich trifft, während alle anderen immer die alten Maßstäbe anlegen in der Meinung, sie passten auch heute noch. -
George Bernard Shaw (1856-1950), Irischer Dramatiker und Satiriker
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07.09.2011, 10:11
Beitrag: #3
RE: Erfahrung mit digitalem Belegbuchen
Du sprichst von Datev?

Wir haben einige umgstellt.
Teils werden die Belege gefaxt teils gescannt.
Die Fax Variante kostet glaub ich nichts extra.
Fr das Scannen wird Unternehmen Online beim Mandanten bentigt.

Zeitersparnis bei der Buha sehe ich bis jetzt keine.
Die Belege mssen auch kontrolliert werden (VoSt Abzug).
Die OCR Erkennung ist glaub ein Zusatztool und kostet extra. Alle Belge werden aber nicht erkannt.

Es kommt auch immer auf den Mandanten an.

Grter Vorteil ist das die Belege mit dem Buchungssatz verknpft sind und diese angeschaut werden knnen. Vor allem bei der Abschlusserstellung.
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