Aufbewahrungsrückstellung

[Buchi]

Hallo,

nehmt Ihr eigentlich bei der Berechnung der Aufbewahrungsrückstellung immer den Faktor 5,5 (10 + 1 Jahre / 2)?

Also auch bei Unternehmen, die erst seit z.b. 2 Jahren bestehen?

Müsste ja dann eigentlich ein anderer Faktor sein oder?

Gruß Buchi

[Taxman]

du bildest die rückstellung ja nicht für die vergangenheit, sondern für aufwand der im Abschlussjahr wirtschaftlichverursacht ist und erst in den folgejahren entsteht. der faktor bildet dabei die ratierliche ansammlung ab.

[Buchi]

Das ist mir schon klar. Ich kenne die Voraussetzungen für Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten.

Der Faktor 5,5 ergibt sich, weil die Aufbewahrungspflicht für die im WJ betreffenden Unterlagen noch 10 jahre besteht und für die Unterlagen von vor 10 Jahren noch 1 Jahr besteht. Durchschnitt somit 5,5 ((10 + 1) / 2).

Ein Unternehmen, dass erst seit z.b. 2 Jahren besteht hat Unterlagen, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, aber keine Unterlagen die nur 1 Jahr aufbewahrt werden müssen sondern 8 Jahre. Wieso sollte da der gleiche Durchschnitt gelten?

[ecro]

Buchi schrieb:weil die Aufbewahrungspflicht für die im WJ betreffenden Unterlagen noch 10 jahre besteht und für die Unterlagen von vor 10 Jahren noch 1 Jahr besteht.

Das ist ohnehin zu kurz gesprungen, zumindest für den ersten Teil. Sowohl 257 HGB als auch 247 AO bestimmen, dass die 10-Jahresfrist mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Damit sind wir schon mal bei mindestens 11 Jahren, oder hast du am 31. Dezember 2010 den JA 2010 schon fertig? Und wenn du noch 2008er Abschlüsse machst, hast du schon 13 Jahre.

Für die Unterlagen von vor 10 Jahren kommst du doch auch auf "noch ein Jahr"...

[Buchi]

Das wäre übrigens noch mein nächstes Problem. Das scheint wohl mit dem Vereinfachungsgedanken abgegolten zu sein.

[ecro]

Richtig. Ich hab das so gelöst, dass ich bei Jahren, bei denen ich es nicht wusste, unterstellt habe, dass die letzte Eintragung im Jahr+1 vorgenommen wurde.

Es handelt sich ja "nur" um eine Rückstellung. Die Zahl, die am Ende dort steht, ist ohnehin eine Daumenpeilung, mehr nicht.

[zaunkönig]

Hallo,

Niemand hindert Dich daran den Faktor zu verringern. Die Rückstellung darf nur insgesamt nicht den Wert überschreiten, der sich aufgrund des Faktors 5,5 ergibt.

[Buchi]

zaunkönig schrieb:Niemand hindert Dich daran den Faktor zu verringern. Die Rückstellung darf nur insgesamt nicht den Wert überschreiten, der sich aufgrund des Faktors 5,5 ergibt.

Wieso sollte ich den Faktor verringern, wenn sich meine durchschnittliche Aufbewahrungszeit verlängert?

Nochmal:

Wenn ich die Unterlagen vom Vorjahr noch 9 Jahre aufbewahren muss und zudem Unterlagen vom aktuellen Jahr 10 Jahre aufbewahren muss, dann ist das kein Durchschnitt von 5,5. Meiner Meinung nach eher was in Richtung 9,5.

Ich habe absichtlich die Problematik mit dem Fristbeginn rausgelassen, weil es mir erstmal nur um den Faktor geht.

[ecro]

Das mit dem Faktor ist mir zu kompliziert oder ich bin doof für sowas. Ich schreibe einfach alle betroffenen Jahre untereinander und überlege, wie lange wieviel für jedes Jahr zurückzustellen ist. Es kann ja sein, dass in einem Jahr doppelt so viele Ordner aufzubewahren sind oder nur einer. Oder dass der Aufwand anders zu bewerten ist durch Mietereinbauten oder Rückbauverpflichtungen.

Summe ziehen, fertig.

Im nächsten Jahr fortentwickeln.

Lässt sich anschaulich dem FA und dem Mandanten darlegen.

[Kiharu]

Die Finanzverwaltung erkennt 2 Möglichkeiten an:

Zitat:1. Möglichkeit

Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. Möglichkeit

Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten für einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (Vervielfältigter für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren). Dieser Faktor berücksichtigt zwar nicht, dass sich unter Umständen in dem Archiv auch Unterlagen befinden, die über einen kürzeren Zeitraum als zehn Jahre gesetzlich aufzubewahren sind. Jedoch kann dies aus Vereinfachungsgründen und im Hinblick auf den sonst nicht unerheblichen Ermittlungsaufwand i.d.R. vernachlässigt werden, es sei denn, dies führt zu einem offenbar unangemessenen Ergebnis.

FinBeh Berlin 13.9.2006, III A - S 2175 - 1/06
OFD Magdeburg 21.9.2006, S 2137 - 41 - St 211
OFD Hannover 27.6.2007, S 2137 - 106 - StO 222/221


Wenn man sich die Mühe der Einzelermittlung der Kosten sparen möchte, dann bleibt nur der Faktor 5,5. Dies stellt bereits eine Vereinfachungsmethode dar, deshalb wird dann auf die Besonderheiten bei einem "frischen" Unternehmen nicht mehr eingegangen. Also entweder hop oder top. Eine Zwischenlösung gibt es nicht.