Fragen zu Umstellung Mail/ Kalender/ Kontakte über Internet-Exchange-Server

[blind****]

Bisher nutze ich die altmodische Variante bei meiner E-Mail-Verwaltung. Ich nutze POP3-Konten und rufe die Mails dann lokal über Thunderbird in der Kanzlei ab. Einen lokalen Exchange-Server haben wir im Netzwerk nicht installiert. Die (wenigen) Mails, die an die Mitarbeiter gehen, laufen bei mir auf. Die ständige Verfügbarkeit der Mails hat bisher auch noch keine große Rolle gespielt.

Elektronische Kalender oder Kontaktverwaltung nutze ich bisher nicht.

Nun habe ich mich ein bischen informiert und herausbekommen, dass es im wesentlichen im Internet 2 Hauptanbieter gibt: Google-Mail und Outlook.com von Microsoft. Daneben gibt es anscheinend noch kleinere Unternehmen, die allerdings dann kostenpflichtige Angebote anbieten. Leider findet man keinen Vergleich der Varianten.
Deshalb meine Fragen:

1) Wo liegen die grundsätzlichen Vorteile, über Internet-Exchange-Server wie z.B. Google-Mail zu gehen ?

2) Sind die Angebote von Google und Microsoft vergleichbar ? Wo liegen die Vor- bzw. Nachteile ?

3) Wie bezieht man die Mitarbeiter in das System ein ? Muss jeder einen eigenen Account besitzen ? Kann alles trotzdem zentral verwaltet werden ?

4) Wie sehen die Erfahrungen mit der Kalender- und Kontaktfunktion aus ? Ist das sinnvoll ?