Erfahrung mit digitalem Belegbuchen

[zaunkönig]

Hallo,

ja und nein.

Die digitalisierten Belege müssen natürlich noch kontrolliert werden.
Zu Beginn der Einführung muss dem System auch erst einmal beigebracht werden was es erkennen soll und was es dann machen soll. Selbst wenn dies völlig automatisiert ist, bedarf es immer noch einer Endkontrolle.

Der Aufwand zu Beginn ist genauso groß wie händisches Buchen. Ist das System eingerichtet, können regelmäßig wiederkehrende Vorgänge auf relativ einfache Art und Weise abgearbeitet werden. Alles was nicht der Regel- oder Normalfall ist, muss nachbearbeitet werden.

Am Besten funktioniert das noch mit Bankbelegen und bei Ausgangsrechnungen. Aber auch dabei kann es Probleme geben, wenn der Mandant nicht über ein ERP-System verfügt und die Rechnungen aufgeteilt werden müssen (insbesondere bei integrierter Kostenrechnung, die erfordert in jedem Fall Nacharbeit).

Um dies möglichst reibungslos ablaufen lassen zu können, bedarf es natürlich der entsprechenden Vorarbeiten und eines einheitlichen Buchungsstandards. Da müssen dann alle Mitarbeiter des Rechnungswesens, aber auch die entsprechenden Mitarbeiter in der Auftragsverwaltung instruiert und geschult werden.

Wie in einem guten Qualifizierungsprozess muss erst ordentlich Zeit und Geld investiert werden, um am Ende die Einsparungen und die Qualitätsverbesserung und -sicherung zu erhalten.

Abgesehen davon unterschätzen die Verkäufer solcher digitalisierten Buchungssysteme auch den Aufwand der Archivierung der Belege. Wer es noch nicht hat, der muss es einrichten.

Zwei Probleme sehe ich in der digitalen Belegbearbeitung:

1. Wir sind es (noch) nicht gewohnt auf diese Art und Weise zu arbeiten und tun uns in der visuellen Wahrnehmung schwer (die meisten von uns haben doch lieber ein Buch in der Hand als auf einem Bildschirm)

2. Die inhaltliche Belegkontrolle, wie sie z.B. für den Vorsteuerabzug notwändig ist, geht oft einfach unter.


Und wenn man anfängt zu digitalisieren, dann bitte das komplette ReWe. Das muss nicht im Hauruck-Verfahren erfolgen, aber es macht nicht viel Sinn zwei Systeme parallel zu führen.