Aufbewahrungsr�ckstellung

[Buchi]

Hallo,

nehmt Ihr eigentlich bei der Berechnung der Aufbewahrungsr�ckstellung immer den Faktor 5,5 (10 + 1 Jahre / 2)?

Also auch bei Unternehmen, die erst seit z.b. 2 Jahren bestehen?

M�sste ja dann eigentlich ein anderer Faktor sein oder?

Gru� Buchi

[Taxman]

du bildest die r�ckstellung ja nicht f�r die vergangenheit, sondern f�r aufwand der im Abschlussjahr wirtschaftlichverursacht ist und erst in den folgejahren entsteht. der faktor bildet dabei die ratierliche ansammlung ab.

[Buchi]

Das ist mir schon klar. Ich kenne die Voraussetzungen f�r R�ckstellungen f�r ungewisse Verbindlichkeiten.

Der Faktor 5,5 ergibt sich, weil die Aufbewahrungspflicht f�r die im WJ betreffenden Unterlagen noch 10 jahre besteht und f�r die Unterlagen von vor 10 Jahren noch 1 Jahr besteht. Durchschnitt somit 5,5 ((10 + 1) / 2).

Ein Unternehmen, dass erst seit z.b. 2 Jahren besteht hat Unterlagen, die 10 Jahre aufbewahrt werden m�ssen, aber keine Unterlagen die nur 1 Jahr aufbewahrt werden m�ssen sondern 8 Jahre. Wieso sollte da der gleiche Durchschnitt gelten?

[ecro]

Buchi schrieb:weil die Aufbewahrungspflicht f�r die im WJ betreffenden Unterlagen noch 10 jahre besteht und f�r die Unterlagen von vor 10 Jahren noch 1 Jahr besteht.

Das ist ohnehin zu kurz gesprungen, zumindest f�r den ersten Teil. Sowohl 257 HGB als auch 247 AO bestimmen, dass die 10-Jahresfrist mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Damit sind wir schon mal bei mindestens 11 Jahren, oder hast du am 31. Dezember 2010 den JA 2010 schon fertig? Und wenn du noch 2008er Abschl�sse machst, hast du schon 13 Jahre.

F�r die Unterlagen von vor 10 Jahren kommst du doch auch auf "noch ein Jahr"...

[Buchi]

Das w�re �brigens noch mein n�chstes Problem. Das scheint wohl mit dem Vereinfachungsgedanken abgegolten zu sein.

[ecro]

Richtig. Ich hab das so gel�st, dass ich bei Jahren, bei denen ich es nicht wusste, unterstellt habe, dass die letzte Eintragung im Jahr+1 vorgenommen wurde.

Es handelt sich ja "nur" um eine R�ckstellung. Die Zahl, die am Ende dort steht, ist ohnehin eine Daumenpeilung, mehr nicht.

[zaunkönig]

Hallo,

Niemand hindert Dich daran den Faktor zu verringern. Die R�ckstellung darf nur insgesamt nicht den Wert �berschreiten, der sich aufgrund des Faktors 5,5 ergibt.

[Buchi]

zaunk�nig schrieb:Niemand hindert Dich daran den Faktor zu verringern. Die R�ckstellung darf nur insgesamt nicht den Wert �berschreiten, der sich aufgrund des Faktors 5,5 ergibt.

Wieso sollte ich den Faktor verringern, wenn sich meine durchschnittliche Aufbewahrungszeit verl�ngert?

Nochmal:

Wenn ich die Unterlagen vom Vorjahr noch 9 Jahre aufbewahren muss und zudem Unterlagen vom aktuellen Jahr 10 Jahre aufbewahren muss, dann ist das kein Durchschnitt von 5,5. Meiner Meinung nach eher was in Richtung 9,5.

Ich habe absichtlich die Problematik mit dem Fristbeginn rausgelassen, weil es mir erstmal nur um den Faktor geht.

[ecro]

Das mit dem Faktor ist mir zu kompliziert oder ich bin doof f�r sowas. Ich schreibe einfach alle betroffenen Jahre untereinander und �berlege, wie lange wieviel f�r jedes Jahr zur�ckzustellen ist. Es kann ja sein, dass in einem Jahr doppelt so viele Ordner aufzubewahren sind oder nur einer. Oder dass der Aufwand anders zu bewerten ist durch Mietereinbauten oder R�ckbauverpflichtungen.

Summe ziehen, fertig.

Im n�chsten Jahr fortentwickeln.

L�sst sich anschaulich dem FA und dem Mandanten darlegen.

[Kiharu]

Die Finanzverwaltung erkennt 2 M�glichkeiten an:

Zitat:1. M�glichkeit

Die j�hrlichen Kosten werden f�r die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. M�glichkeit

Die j�hrlich anfallenden r�ckstellungsf�higen Kosten f�r einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, k�nnen mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (Vervielf�ltigter f�r die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren). Dieser Faktor ber�cksichtigt zwar nicht, dass sich unter Umst�nden in dem Archiv auch Unterlagen befinden, die �ber einen k�rzeren Zeitraum als zehn Jahre gesetzlich aufzubewahren sind. Jedoch kann dies aus Vereinfachungsgr�nden und im Hinblick auf den sonst nicht unerheblichen Ermittlungsaufwand i.d.R. vernachl�ssigt werden, es sei denn, dies f�hrt zu einem offenbar unangemessenen Ergebnis.

FinBeh Berlin 13.9.2006, III A - S 2175 - 1/06
OFD Magdeburg 21.9.2006, S 2137 - 41 - St 211
OFD Hannover 27.6.2007, S 2137 - 106 - StO 222/221


Wenn man sich die M�he der Einzelermittlung der Kosten sparen m�chte, dann bleibt nur der Faktor 5,5. Dies stellt bereits eine Vereinfachungsmethode dar, deshalb wird dann auf die Besonderheiten bei einem "frischen" Unternehmen nicht mehr eingegangen. Also entweder hop oder top. Eine Zwischenl�sung gibt es nicht.