Erfahrung mit digitalem Belegbuchen

[Uwe]

Hallo miteinander,

wer hat Erfahrung mit digitalem Belegbuchen und m�chte diese hier mitteilen?
Ich hatte hier gerade eine Vorf�hrung eines absoluten Bef�rworters insbesondere mit dem Argument, dass der Mandant Geb�hren sparen kann ... Grund: es w�re keine Arbeit mehr vorhanden au�er Knopfdruck ...

Gruss
Uwe

[zaunkönig]

Hallo,

ja und nein.

Die digitalisierten Belege m�ssen nat�rlich noch kontrolliert werden.
Zu Beginn der Einf�hrung muss dem System auch erst einmal beigebracht werden was es erkennen soll und was es dann machen soll. Selbst wenn dies v�llig automatisiert ist, bedarf es immer noch einer Endkontrolle.

Der Aufwand zu Beginn ist genauso gro� wie h�ndisches Buchen. Ist das System eingerichtet, k�nnen regelm��ig wiederkehrende Vorg�nge auf relativ einfache Art und Weise abgearbeitet werden. Alles was nicht der Regel- oder Normalfall ist, muss nachbearbeitet werden.

Am Besten funktioniert das noch mit Bankbelegen und bei Ausgangsrechnungen. Aber auch dabei kann es Probleme geben, wenn der Mandant nicht �ber ein ERP-System verf�gt und die Rechnungen aufgeteilt werden m�ssen (insbesondere bei integrierter Kostenrechnung, die erfordert in jedem Fall Nacharbeit).

Um dies m�glichst reibungslos ablaufen lassen zu k�nnen, bedarf es nat�rlich der entsprechenden Vorarbeiten und eines einheitlichen Buchungsstandards. Da m�ssen dann alle Mitarbeiter des Rechnungswesens, aber auch die entsprechenden Mitarbeiter in der Auftragsverwaltung instruiert und geschult werden.

Wie in einem guten Qualifizierungsprozess muss erst ordentlich Zeit und Geld investiert werden, um am Ende die Einsparungen und die Qualit�tsverbesserung und -sicherung zu erhalten.

Abgesehen davon untersch�tzen die Verk�ufer solcher digitalisierten Buchungssysteme auch den Aufwand der Archivierung der Belege. Wer es noch nicht hat, der muss es einrichten.

Zwei Probleme sehe ich in der digitalen Belegbearbeitung:

1. Wir sind es (noch) nicht gewohnt auf diese Art und Weise zu arbeiten und tun uns in der visuellen Wahrnehmung schwer (die meisten von uns haben doch lieber ein Buch in der Hand als auf einem Bildschirm)

2. Die inhaltliche Belegkontrolle, wie sie z.B. f�r den Vorsteuerabzug notw�ndig ist, geht oft einfach unter.


Und wenn man anf�ngt zu digitalisieren, dann bitte das komplette ReWe. Das muss nicht im Hauruck-Verfahren erfolgen, aber es macht nicht viel Sinn zwei Systeme parallel zu f�hren.

[limo]

Du sprichst von Datev?

Wir haben einige umgstellt.
Teils werden die Belege gefaxt teils gescannt.
Die Fax Variante kostet glaub ich nichts extra.
F�r das Scannen wird Unternehmen Online beim Mandanten ben�tigt.

Zeitersparnis bei der Buha sehe ich bis jetzt keine.
Die Belege m�ssen auch kontrolliert werden (VoSt Abzug).
Die OCR Erkennung ist glaub ein Zusatztool und kostet extra. Alle Belge werden aber nicht erkannt.

Es kommt auch immer auf den Mandanten an.

Gr��ter Vorteil ist das die Belege mit dem Buchungssatz verkn�pft sind und diese angeschaut werden k�nnen. Vor allem bei der Abschlusserstellung.