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Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
11.12.2012, 11:18 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 11.12.2012 11:22 von blind****.)
Beitrag: #1
Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
Hallo,

DATEV äußert sich zum Thema "Festschreibung der Buchführung" u.a. wie folgt:

Zitat:Auszug aus:
http://www.datev.de, Rubrik Service, Rubrik Info-Datenbank
DATEV-Serviceinformation Dok.-Nr.: 1021644 vom 24.10.2012
Relevant für: DATEV Mittelstand classic pro Kanzlei-Rechnungswesen compact pro Kanzlei-Rechnungswesen pro Rechnungswesen compact pro Rechnungswesen Einzelplatz pro Rechnungswesen pro

Anpassungen und Erweiterungen in den GoB / GoBS-relevanten Funktionen der DATEV pro-Rechnungswesen-Programme

Einhaltung der GoB / GoBS in der Kanzlei / im Unternehmen

Mit der Einführung der DATEV pro-Rechnungswesen-Programme verändert sich die Rolle des PC-Bestands im Verhältnis zum Bestand im Rechenzentrum. Zukünftig übernimmt das DATEV-Rechenzentrum neben einigen Serviceleistungen, wie z. B. der Datenübermittlung, in erster Linie Archivierungsfunktionen bzw. dient als Sicherungsmedium.
Der PC-Bestand übernimmt somit ohne Einschränkung die Rolle des "Masterbestands". Diese Verschiebung wirkt sich auch auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB / GoBS) aus. Mit den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen können Sie zum Beispiel erfasste Buchungsstapel ausschließlich am PC festschreiben. Anders als bisher kann dies nun dazu führen, dass nicht festgeschriebene Buchungsstapel ins Rechenzentrum übermittelt werden. Um den Grundsatz der Unveränderbarkeit von Daten vor der Weitergabe an Dritte (Übermittlung EHUG, GDPdU-Export) einzuhalten, ist die Festschreibung der Buchungsstapel vor der Datenübermittlung ans Rechenzentrum zwingend notwendig. Berücksichtigen Sie dies bei der Organisation Ihrer Buchführung und passen Sie die Prozesse ggf. entsprechend an.
Um Ihnen bei der Einhaltung der GoB / GoBS größtmögliche Sicherheit zu bieten, wurden auch alle DATEV pro-Rechnungswesen-Programme auf Ihre Ordnungsmäßigkeit geprüft und erhielten eine uneingeschränkte Bescheinigung. Die aktuellen Prüfungsberichte finden Sie hier: Dok.-Nr. 0903717
Welche GoB-relevanten Funktionen zum Festschreiben von Buchungsstapeln und im Rahmen von Auswertungen in den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen angepasst und erweitert wurden, ist im Folgenden beschrieben.

1. Buchungsstapel festschreiben
Im Sinne der GoB / GoBS gilt ein Sachverhalt erst dann als gebucht, wenn dieser festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. Zur Einhaltung des Grundsatzes der Zeitgerechtigkeit der Buchführung ist es somit unerlässlich, die Buchungsstapel zeitnah festzuschreiben.
Wenn Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben sind, erhalten Sie an folgenden Stellen im Programm einen Hinweis und/oder können sie direkt festschreiben:
- beim Buchen von Belegen
- bei der Übermittlung und Ausgabe umsatzsteuerlicher Auswertungen
- bei der Ausgabe von Jahresabschlussauswertungen (nur Kanzlei-Rechnungswesen pro)
- im Arbeitsbereich RZ-Dienstleistungen (Buchführung bzw. Jahresabschluss)
- bei der Weitergabe an den elektronischen Bundesanzeiger (EHUG) und beim Export nach GDPdU
- beim Abruf der Rechnungswesen-Archiv-DVD

1.1 Belege buchen
So können Sie Belege direkt beim Buchen festschreiben:
1.1.1 Stapel auswählen
[...]
Rechnungswesen compact pro
In Rechnungswesen compact pro können nur zwei Monate parallel bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Sie den vorletzten Monat festschreiben müssen, bevor Sie einen Stapel für den aktuellen Monat anlegen können.
[...]

1.2 Übermittlung und Ausgabe umsatzsteuerlicher Auswertungen
Bei der Datenübermittlung (über das DATEV-Rechenzentrum oder über das Telemodul DÜ Rechnungswesen) und bei der Ausgabe von umsatzsteuerlichen Auswertungen (UStVA, USt 1/11, ZM) prüft das Programm, ob für den relevanten Zeitraum noch nicht festgeschriebene Buchungsstapel vorhanden sind. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Programm-Meldung. Hier haben Sie nun zwei Möglichkeiten:
- Die umsatzsteuerlichen Auswertungen können Sie auch dann übermitteln bzw. ausgeben, wenn Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben sind. Bei der Wertermittlung für die Auswertungen werden alle Buchungsstapel berücksichtigt.
Wählen Sie hierfür den Schaltknopf <Übermitteln/Ausgeben> ohne Festschreibung.
- Über den Schaltknopf Buchungsstapel festschreiben können Sie direkt zur Festschreibung wechseln.

Ausnahme Rechnungswesen compact pro
Im Programm Rechnungswesen compact pro ist es zwingend erforderlich, dass Sie für die Übermittlung und Ausgabe der umsatzsteuerlichen Auswertungen alle Buchungsstapel, die Sie in diesem Programm erfasst haben, bis zum Ende des Auswertungszeitraums festschreiben. Wenn noch nicht alle Stapel festgeschrieben sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Sie können die Ausgabe dann entweder abbrechen oder direkt zur Festschreibung wechseln. Die Buchungsstapel des nachfolgenden Monats müssen hierbei nicht festgeschrieben werden.

1.3 Ausgabe von Jahresabschlussauswertungen (nur Kanzlei-Rechnungswesen pro)
Beim Ausgeben von Jahresabschlussauswertungen (Drucken, Seitenansicht, Export) erhalten Sie eine entsprechende Programm-Meldung, wenn noch nicht alle Buchungsstapel festgeschrieben sind.
Die Auswertungen werden dennoch auf Grundlage aller Buchungsstapel erstellt und ausgegeben. Auch die nicht festgeschriebenen Buchungsstapel werden berücksichtigt.1.4 Arbeitsbereich RZ-Dienstleistungen (Buchführung bzw. Jahresabschluss)
Buchungsstapel aus den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen können Sie grundsätzlich auch dann an das DATEV-Rechenzentrum senden, wenn sie noch nicht festgeschrieben sind. Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist es aber notwendig, dass Sie Ihre Buchungsstapel regelmäßig und zeitnah festschreiben.
Das Programm unterstützt Sie dabei auch im Arbeitsbereich RZ-Dienstleistungen (Buchführung bzw. Jahresabschluss). Wenn Sie in der Gruppe Sendedaten das Kontrollkästchen Finanzbuchführung aktiviert haben, wird das Kontrollkästchen Festschreiben bis automatisch aktiviert. Mit dem Senden der Daten werden die Buchungsstapel für den gewählten Zeitraum festgeschrieben.
EB-Werte der OPOS-Konten
Um die direkte Aktualisierung der OPOS-EB-Werte sicherzustellen, wird der Stapel mit den EB-Werten der OPOS-Konten nicht automatisch festgeschrieben.
.....

Aus dem HGB, den GoB usw. kann man m.E. doch eigentlich eindeutig entnehmen, dass Buchungen nachträglich nicht mehr änderbar sein dürfen und somit zeitnah festzuschreiben sind. Warum lässt dann aber gerade die DATEV soviele "Hintertürchen" für eine abweichende Handhabung offen ? Ist die Rechtslage doch nicht ganz so eindeutig ?

SIMBA lässt es, im Gegensatz zu DATEV, nicht zu, dass endgültige JA erstellt werden können, die auf nicht festgeschriebenen Buchungen beruhren. Lexware lässt das Versenden der USt-VA bei offenen Buchungen erst gar nicht zu.

Wann muss man nun festschreiben, bereits monatlich oder erst bei JA-Erstellung ?


Gruß
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11.12.2012, 13:56
Beitrag: #2
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
Weil in großen Unternehmen auch DATEV genutzt wird und erst der externe StB dann "festschreibt"?
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11.12.2012, 14:23
Beitrag: #3
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
(11.12.2012 11:18)blindworm schrieb:  Aus dem HGB, den GoB usw. kann man m.E. doch eigentlich eindeutig entnehmen, dass Buchungen nachträglich nicht mehr änderbar sein dürfen und somit zeitnah festzuschreiben sind.
Woher nimmst Du das? Rolleyes
Ich lese nur, dass nachträglich nicht geändert werden darf; aber nicht, dass dies durch die technische Lösung des Festschreibens gesichert werden muß.

§ 146 AO regelt ausdrücklich:

(4) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

S. 2 wäre überflüssig, wenn es eine Vorschrift zur sofortigen Festschreibung gäbe.


Und auch der BMF schreibt in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" nichts von Festschreibungspflicht:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Co...onFile&v=3
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11.12.2012, 14:51 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 11.12.2012 14:59 von blind****.)
Beitrag: #4
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
@showbee

Ich meine das Festschreiben/ Journalisieren von Erfassungskreisen/ Buchungsstapeln durch den StB, der die komplette Buchführung + JA erstellt.

@Tosch

Zitat:Woher nimmst Du das?...Und auch der BMF schreibt in "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" nichts von Festschreibungspflicht...

In anderen Foren (z.B. StBdirekt) wird hingewiesen, dass sogar das Unterlassen des monatlichen Festschreibens zu Problemen führen würde.

Indirekt scheint die Pflicht zur Unveränderbarkeit der Buchungen zu einer Festschreibepflicht zu führen. Es gibt anscheinend schon BP´s, bei denen die Prüfer die Vorlage der Festschreibedaten verlangen. Wenn dieses Datum dann, wie häufig in der Praxis, zeitlich in größerem Abstand zu den eigentlichen Buchungen liegt (meist bei JA-Erstellung), könnte unterstellt werden, es wurde nachträglich geändert/ gelöscht u.a..

Erkennt eigentlich die BP in den GDPdU-Daten neben dem Festschreibedatum auch das Buchungserfassungsdatum ? Ich habe von SIMBA gerade diese Info bekommen:

Zitat:Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, kurz GDPdU sehen die Übergabe des Erfassungsdatums

nicht zwingend vor. Mit der Festschreibung (Journalisierung) der Buchungen wird der Forderung nach Unveränderbarkeit der Buchungen

genüge getan. Wann die Festschreibung erfolgt, liegt in der Verantwortung des Anwenders. Eine zeitnahe Journalisierung ist nicht

zwingend, muss aber ggf. intern organisiert werden.



Gruß





Noch ein Nachtrag:

Zeitlich verspätetes (also erst beim JA) Festschreiben/ Journalisieren kann (wie Diskussionen in anderen Foren zeigen) anscheinend zu gewissen Unterstellungen bei BP´s führen. Wenn aber nun auch das Erfassungsdatum der Buchungen nicht in den GDPdU-Daten enthalten ist, wie entkräftet man diese Unterstellungen ? Die Unterlassung der Festschreibung als solches sagt über mögliche nachtr. Änderungen nichts aus.

Gruß
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11.12.2012, 15:33
Beitrag: #5
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
(11.12.2012 14:51)blindworm schrieb:  Zeitlich verspätetes (also erst beim JA) Festschreiben/ Journalisieren kann (wie Diskussionen in anderen Foren zeigen) anscheinend zu gewissen Unterstellungen bei BP´s führen. Wenn aber nun auch das Erfassungsdatum der Buchungen nicht in den GDPdU-Daten enthalten ist, wie entkräftet man diese Unterstellungen ?
Bei solchen Unterstellungen grinse ich in mich rein und denke: Na, wenn Dir sonst nix gescheites einfällt ... Big Grin
Warum sollte ich Unterstellungen entkräften?
Ich bitte in diesen Fällen um Benennung einer gesetzlichen Grundlage. Meistens ist das Thema damit erledigt.

(11.12.2012 14:51)blindworm schrieb:  Die Unterlassung der Festschreibung als solches sagt über mögliche nachtr. Änderungen nichts aus.
Die nachträgliche Änderung von Buchungen ist verboten! Und für den Vorwurf einer ungesetzlichen Handlung sollte der Prüfer mehr als nur eine Unterstellung vorweisen können.
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11.12.2012, 16:09
Beitrag: #6
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
Der Beitrag eines Kollegen in StBdirekt, der mich ein bischen nachdenklich macht:

Zitat:...Ich habe es seither als recht komfortabel empfunden, Buchhaltungsdaten nicht regelmäßig festzuschreiben. Man kann im Rahmen der Abschlussarbeiten direkt in die Buchung hineingehen und ggf. direkt berichtigen. Jetzt kündigt sich die erste Bp an, bei der schon mit der Ankündigung nach dem Datum der Festschreibung und dem Protokoll gefragt wird. Das lässt mich aktiv werden und ich muss leider lesen, dass uns möglicherweise formelle Mängel vorgeworfen werden können...

Gibt es da neue Entwicklungen bei den BP`s ?
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11.12.2012, 16:25
Beitrag: #7
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
Das Thema kocht jetzt scheinbar überall hoch. Aber wo liegt das Problem, wenn nicht festgeschrieben wird. Es gibt doch nichts ärgerlicheres, wenn ein alter nicht abgeschölossener Monat nochmal bebucht wird und womöglich keine berichtigte VA ausgedruckt wird. beim Abschluß kannst Dir nen Wolf suchen, wo die USt-Differenz auf einmal herkommt. Ich habe das Nichtfestschreiben ganz schnell abgeschlossen, wie ich gemerkt habe, dass eine Mitarbeiterin ganz heimlich Buchungsfehler durch einfaches Abändern von Buchungen hat verschwinden lassen. Sie hatte bloß nicht damit gerechnet, Agenda ein Erfassungsprotokoll für jede Buchung hatte, wo schön brav das letzte Bearbeitungsdatum und der letzte Bearbeiter/-in nachgewiesen war.
Agenda hat eine gute Lösung gefunden: 1. Buchen - 2. Perioden festschreiben - 3. Perioden abschließen
Nr. 2 kann durch den Administrator aufgehoben werden, wenn wirklich noch ein Vormanat bebucht werden muß. Bei Nr. 3 ist finito - es geht gar nichts mehr.
Frankts

frankts

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11.12.2012, 16:36
Beitrag: #8
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
(11.12.2012 16:09)blindworm schrieb:  Der Beitrag eines Kollegen in StBdirekt, der mich ein bischen nachdenklich macht:

Zitat:...Ich habe es seither als recht komfortabel empfunden, Buchhaltungsdaten nicht regelmäßig festzuschreiben. Man kann im Rahmen der Abschlussarbeiten direkt in die Buchung hineingehen und ggf. direkt berichtigen. Jetzt kündigt sich die erste Bp an, bei der schon mit der Ankündigung nach dem Datum der Festschreibung und dem Protokoll gefragt wird. Das lässt mich aktiv werden und ich muss leider lesen, dass uns möglicherweise formelle Mängel vorgeworfen werden können...

Gibt es da neue Entwicklungen bei den BP`s ?


Also diese arbeitsweise halte ich für höchst bedenklich, weil dann nicht mit Umbuchungen/Stornos gearbeitet werden muss. Da erkennt man später nicht mehr, welche Buchung wann geändert wurde. GoB Konform sieht mE anders aus.
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11.12.2012, 17:16 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 11.12.2012 17:17 von blind****.)
Beitrag: #9
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
Wenn das aber so sinnvoll ist, bereits monatlich festzuschreiben, warum
lässt DATEV da so viele Spielräume ? Natürlich liegt es letztendlich zwar in der Hand der Nutzer, wie man vorgeht. Das Risiko trägt man alleine. Aber so viele Wahl-Möglichkeiten verleiten/ verwirren die User doch nur. Wenn ich O-Ton von DATEV in der Ausgangsfrage lese, weiß ich hinterher nicht was Sache ist. Eine klare Linie sieht anders aus.

Lexware, Agenda, SIMBA sind da konsequenter.


Gruß
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11.12.2012, 17:21 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 11.12.2012 17:31 von tosch.)
Beitrag: #10
RE: Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?
(11.12.2012 16:36)showbee schrieb:  Also diese arbeitsweise halte ich für höchst bedenklich, weil dann nicht mit Umbuchungen/Stornos gearbeitet werden muss. Da erkennt man später nicht mehr, welche Buchung wann geändert wurde.
Nicht nur das. Ein Prüfer könnte aufgrund der überlassenen Buchhaltung die Werte für die monatlichen UST-VA auslesen und würde beim Abgleich mit den eingereichten Zahlen sofort erkennen, wenn nachträgliche Änderungen (mit USt-Auswirkung) vorgenommen worden wären.
Festschreiben sollte man immer, wenn irgendwelche Zahlen/Auswertungen das Büro verlassen. Nichts schlimmeres, als wenn der Mandant/Bänker 4/6/8 Wochen später nachfragt und dann ganz andere Zahlen hat, als man selber am Bildschirm vor sich sieht.

(11.12.2012 17:16)blindworm schrieb:  Wenn das aber so sinnvoll ist, bereits monatlich festzuschreiben, warum
lässt DATEV da so viele Spielräume ?
Weil es nicht nur Monats-Buchhaltungen gibt und manche StB auch eine gewisse Flexibilität haben wollen.
Bei einer nicht ust-pflichtigen Firma kann ich es mir aussuchen, ob ich monatlich buche oder nur einmal im Jahr. Warum sollte ich zum Festschreiben zwangsverpflichtet werden, wenn ich monatlich buche? Ich kann doch auch eine Jahresbuchhaltung, die ich komplett im Juni des Folgejahres bekomme, monatlich verbuchen. Warum dann festschreiben, bevor die letzte Buchung eingegeben wurde?
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