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Reisekostenerstattung bei Selbständigen - ulrike - 16.02.2011 12:20
Liebe Kollegen und Kolleginnen,
ich habe immer wieder das Problem, dass Selbständige mit Auftraggebern Vereinbarungen treffen über eine Tätigkeit mit An- und Abreise treffen.
Da sieht z.B. so aus: Honorar für Vortrag am ... in ... 500,-- + 19% USt dazu werden alle Reisekosten erstattet.
Nun wollen die Auftraggeber
die Originalbelege für die Reisekosten und eine Rechnung dazu. Versuche dies entsprechend zu steuern laufen schief, da ich ja die Unterlagen nachträglich erhalte. Wenn man Glück hat sieht die Rechnung so aus:
1.
Vortrag 500,-- + 19% = 595,--
Reisekosten laut Anlagen 200,--
und der Auftraggeber zahlt 795,--
2.
Oft jedoch wird die Rechnung so geschrieben:
Vortrag 500,-- + 19% = 595,--
Bahnkosten 168,07 + 19% = 200,--
Summe 795,--
Die Originalbelege bekommt der Auftraggeber, manchmal liegen noch Kopien bei den Unterlagen des Mandanten.
Was macht Ihr in so einem Fall? Hier gibt es natürlich noch Varianten der Arbrechnungen, die Büücher füllen könnten!
Es gibt auch Institutionen, die einfach die USt nicht zahlen, weil sie selber diese nicht abziehen können.
Hat jemand einen Praktikertipp oder entsprechende eigene Erfahrungen?
Danke
Ulrike
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - Catja - 16.02.2011 12:29
Ich habe auch so einen...
Die Erziehungsmaßnahme geht schlicht und ergreifend durch den Geldbeutel des Mandanten:
Wenn er das Bahnticket mit USt auf seine Auisgangsrechnung schreibt und das Original-Ticket aus der Hand gibt, dann zahlt er halt die USt und kann keine Vorsteuer in Anspruch nehmen.
Bei Nicht-Kleinbetrags-Rechnungen sieht es eh´ düster aus, da ja, - wenn alles korrekt liefe, die Adresse des Auftraggebers des Mandanten drauf stehen müsste, - was sie aber im seltensten Fall tut.
=> Es hilft nix: Erst mal im Zweifel den Umsatz der USt unterwerfen und bis zum Belegeingang bei Dir auch keine Vorsteuer geltend machen. Dann Belege prüfen und, - soweit möglich, auf durchlaufende Posten. Belege, die nicht den Auftraggeber des Mandanten als Rechnungsempfänger haben, werden auch nicht im Original an den Auftraggeber geschickt.
Ist mühsam, nervig und führt bei meinem Mandanten inzwischen zu 2 10-teln mehr bei der Fibu-Rechnung. Wir sind doch keine Sekretärinnen.
Gruß, die Catja
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - meyer - 16.02.2011 12:32
Wenn nicht gerade der Auftraggeber unmittelbar Leistungsempfänger der in Anspruch genommenen Reiseleistungen ist (was meist wohl eher nicht der Fall ist), ist die Reisekostenerstattung Teil der Gesamtvergütung des Leistungsempfängers.
Mit anderen Worten: Die Originalbelege haben dann nichts beim Auftraggeber verloren, vielmehr berechnet das der Auftragnehmer netto zzgl. USt weiter (wenn er die 1:1 Weiterbelastung vereinbart haben sollte). Er kann dann als Nachweis ja Belegkopien beifügen.
Der Auftragnehmer hat den Vorsteuerabzug aus den Belegen, der Auftraggeber, sofern vorsteuerabzugsberechtigt, aus der Rechnung des Auftragnehmers, die dann auch die Reisekostenerstattung beinhalten muss.
Bei Bahnfahrkarten etc., bei denen es keine Probleme mit der Rechnungsanschrift gibt, könnte man die vielleicht direkt über den Auftraggeber ziehen. Dann wäre das aber nur als Auslage für den Auftraggeber zu werten.
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - ecro - 16.02.2011 15:11
meyer schrieb:ist die Reisekostenerstattung Teil der Gesamtvergütung des Leistungsempfängers.
Das ist uns hier wohl allen klar. Aber wie bringt man es dem Mandanten bei?
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - ulrike - 16.02.2011 15:19
Danke für Eure Rückmeldungen - ich bin fast erleichtert, dass es nicht nur mir so geht!
Das Schlimme ist auch, dass die Mandanten überhaupt nicht verstehen ( wollen), was man meint - sie sehen nur den Eingang auf ihrem Konto.
Auch die"Warnung", dass bei einer USt-Prüfung oder gar BP (hatte ich in über 25 Jahren gerade mal bei 4 sehr kleinen Mandanten!!) alles hoch kommen könnte, schreckt sie gar nicht.
Habe noch eine ESt 2009, dann gehts weiter mit 2010...und den gleichen Problemen.
Ulrike
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - zaunkönig - 16.02.2011 17:44
Hallo,
erklären könnte man das anhand eines Mandantenbriefes - zum jederzeitigen nachlesen.
Die Problematik ist ja nicht neu, und heute genauso verwirrend wie damals.
Im Prinzip ist es doch ganz einfach:
Entweder die Reisekosten sind Teil der Vereinbarung, dann werden sie in der Rechnung entsprechend ausgewiesen und unterliegen dem Steuersatz der Hauptleistung des Leistenden.
Er hat demzufolge VSt-Abzug aus den Reisebelegen, versteuert die Leistung und der Leistungsempfänge hat ebenfalls das Recht auf VSt-Abzug. Original-Reisekostenbelege bleiben beim Auftragnehmer (Leistenden), bestenfalls bekommt der Auftraggeber (Leistungsempfänger) eine Kopie als wirtschaftlicher Nachweis.
Alternativ kann man die Reisekosten vom Auftraggeber übernehmen lassen. Das ist allerdings eine recht unübliche Variante. Der Leistende hat dann mit den Kosten und einem möglichen VSt-Abzug daraus nichts zu tun und stellt lediglich seine Leistung in Rechnung. Der Leistungsempfänger hat viel Arbeit und zieht die VSt aus Honorarrechnung des Leistenden und den Reisekostenbelegen.
Ich kann die Reisekostenbelege auch im Original weiterreichen. Wirtschaftlich sind sie dann wie ein durchlaufender Posten zu behandeln, aber umsatzsteuerlich schulde ich die Steuer aus meiner Rechnung, da die Reisekosten Nebenleistung der Hauptleistung sind. Ohne Originalbeleg gibt es dann keinen VSt-Abzug.
Dem Leistungsempfänger (Auftraggeber) nutzen die Reisekostenbelege nicht viel. Er zahlt die Rechnung des Leistungserbringers und erhält im Normalfall keinen VSt-Erstattungsanspruch, da die Reisekostenbelege in aller Regel auf den Namen des Leistenden (Auftragnehmers) laufen dürften - wenn nicht so etwas wie ein Bahnticket vorliegt, wobei das bei Einsatz einer DB-Card, dem Hinweis auf EC- oder Kreditkartentransaktion oder ähnlichem nicht auch hinfällig wird.
Grob gesagt, den Auftraggeber interessiert die Kalkulation des Auftragnehmers nicht. Wird Reisekostenersatz vereinbart, dann sind die Bestandteil der Gesamtleistung und werden in der Rechnung ausgewiesen, wobei er keinen Anspruch auf Originalbelege hat.
Die haben ja im Rahmen der Vertragsfreiheit auch die Möglichkeit eine Pauschale auszumachen.
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - Catja - 16.02.2011 17:50
Ich habe bei meinem Mandanten genau das Gegenteil am Laden:
Honorarvereinbarung ist wischi-waschi (also: "Leistung und angefallenen Kosten", - recht schönen Dank auch, - aber: was bitte ist das? *keiner-weiss-es*):
Aber mittlerweile sind die alle so schlau, dass die Hotelrechnungen (und das sind ganz schnell man über 1.000 ¤) auf den Namen des Auftrag-GEBERS lauten und somit bin ich bin realen Durchlaufenden Posten.).
(daher auch mein Augenmerk immer auf das Prblem mit der Kleinbetragrechnung...)
=> keine 4 Jahre nach Mandatsübernahme läuft es auch schon (fast) reibungslos.
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - meyer - 16.02.2011 18:03
Bei Lernunwilligkeit würde ich einmalig die Problematik in einem Mandantenbrief mit zu erwartenden Konsequenzen schildern.
Sollte tatsächlich mal etwas passieren, können Mandanten da sehr vergesslich sein (und der Steuerberater ist ja sowieso schuld, wenn es Probleme mit dem FA gibt), da hilft so etwas ungemein.
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - Catja - 16.02.2011 18:23
Blöderweise wollte man mir in der letzten aktuellen Fortbildung mitteilen, ich könnte mich NICHT mittels Mandanten-Rundschreiben aus der (wie auch immer gearteten) Verantwortung stehlen (hat wohl wieder mal irgend ein OLG "Recht" gesprochen...)...
Seitdem mache ich mir (wieder) die Mühe, über die Rundschrieben handschriftlich ein Sehr geehrterr Herr XY" zu malen. Man hat ja sonst nix zu tun. *grummel-und-gaaaanz-laut-schimpf*
RE: Reisekostenerstattung bei Selbständigen - tolledeu - 16.02.2011 18:39
Es ist ja nicht nur eine Frage der Umsatzsteuer sondern auch der ESt. Wenn ich keine Belege habe, bekomme ich auch keine BA, d.h. ich muss die 200,- auch noch versteuern, da ich keine Ausgaben nachweisen kann. Der AG kann aber ( Achtung Unterstellung) zweimal Ausgaben in seine Fibu unterbringen, einmal Rechnung durch AN und die Originalbelege.
LG T.D.