Neben der Umstellung auf automatische Bankkontierung plane ich auch das Scannen + autom. Kontierung des RE+RA.
Die kostet zum Anfang allerdings eine 4 stellige Summe an Lizenzgebühren bei SIMBA . Zum anderen entstehen Lohnkosten für Praktikanten, Aushilfen, Sekretariat für das Scannen.
Sind die Einsparpotentiale durch die schnellere Verbuchung der gescannten Belege so hoch, dass man zumindest die zusätzlichen Kosten wieder reinholt ? Wie sehen Erfahrungen aus der Praxis aus ?
Wie hoch ist die Erkennensquote der Belege beim Scannen ? Das soll angeblich zwischen 50% und 90% schwanken.
Die Akzeptanz bei den Mandanten bzgl. des Scannens im eigenen Unternehmen scheint wegen des Zusatzaufwands nicht hoch zu sein. Wie bewegt man die an besten zur Eigeninitiative ?
Selber scannen bekommst Du nie bezahlt.... Ich halte es nur für sinnvoll wenn der Mandant selber scannt. Ob er den Beleg nun locht und abheftet oder in den Scanner schmeißt ist doch nur eine Gewöhnungsfrage. Die Erkennungsrate der DATEV-OCR Software liegt nach 6 Monaten Lerndatei bei ca. 85%. Je gleichbleibender die Lieferanten um so höher die Erkennung. Es ist ein Irrtum zu glauben die Fibu geht schneller. Ein guter Buchhalter ist schneller als das Scannen und verbuchen. Der Vorteil liegt darin, dass alle Belege vor Ort sind und mit dem Jahresabschluss am 02.01. angefangen werden kann.
@tolledeu
Zitat: Es ist ein Irrtum zu glauben die Fibu geht schneller. Ein guter Buchhalter ist schneller als das Scannen und verbuchen.
Endlich spricht es mal einer aus. Das selbe vermute ich nämlich auch, nur die Werbeversprechen der Softwarehersteller sehen etwas anders aus.
Da wird mit Zeitersparnissen von bis zu 50% geworben.
Zitat:Die Erkennungsrate der DATEV-OCR Software liegt nach 6 Monaten Lerndatei bei ca. 85%.
Ein recht guter Wert. Wie organisiert ihr das Scannen bei ein-, zwei- und mehrseitigen Belegen ? Sortieren die Mandanten entsprechend vor ?
Wer scannt ? "Normale" Fachangestellte oder Praktikanten/ Aushilfen/ Schüler ?
Zitat:Der Vorteil liegt darin, dass alle Belege vor Ort sind
Das stimmt. Erscheinen die Belege eigentlich über die GDPdU-Schnittstelle auch beim Prüfer ?
Genau das ist der Grund dafür, warum ich von dem ganzen einscannen nix halte.
Das Papierlose Büro halte ich für Quatsch weil auch nicht jeder kleine Kioskbesitzer damit klar kommt.
Ich baue derzeit den Kontoauszugsmanager weiter aus ( Kontodaten einspielen). Aber bei kleinen fibus ist man auch da per hand meist schneller bzw die Kosten dafür rentieren sich nicht zwangsläufig und das ding hat mit Sammelzahlungen und Schecks probleme.
Weiterhin versuch ich die Elektronische Kassenerfasung vorranzutreiben und das automatische Einspielen von Ausgangsrechnungen.
JEder Mandant ist und bleibt jedoch ein Einzelfall :-)
lg, Jive
@Jive
Zitat:Genau das ist der Grund dafür, warum ich von dem ganzen einscannen nix halte.
Wegen dem Sortierproblem (einseitig, mehrseitig), wegen der zusätzlichen
Kosten für das Scannpersonal ? Oder wegen der GDPdU ?
Zitat:das automatische Einspielen von Ausgangsrechnungen.
Du meinst damit die Verbuchung Deiner eigenen Gebührenrechnungen ?
(03.05.2013 12:53)tolledeu schrieb: [ -> ]Es ist ein Irrtum zu glauben die Fibu geht schneller.
Ich auch noch:
Die Fibu selbst geht nicht schneller.
Aber die Folgearbeiten, weil der Beleg am Buchungssatz hängt und man jederzeit nachsehen kann, warum man so und nicht anders gebucht hat.
Als Nachteil empfinde ich, dass man auf den Belegen dann keine Notizen mehr anbringen kann, beispielsweise wie man auf die Aufteilung der Zahlung in Aufwand und ARAP gekommen ist.
@ecro
Zitat:Die Fibu selbst geht nicht schneller.
Einerseits müsste durch die automatisierte Verbuchung der Belege (Anlerneffekt bei gleichartigen Buchungen) Zeit gespart werden. Betrag, Gegenkonto, Datum, OP-Konto und Text sind vom System schon vorgegeben.
Andererseits muss der Bearbeiter jeden Beleg aber noch einmal anschauen und die Buchungsvorschläge kontrollieren. Saldiert müsste eigentlich eine gewisse Ersparnis herauskommen oder ?
Zitat:Aber die Folgearbeiten, weil der Beleg am Buchungssatz hängt und man jederzeit nachsehen kann, warum man so und nicht anders gebucht hat.
nochmal die Frage: Werden diese angehängten Belege durch die GDPdU-Schnittstelle mit exportiert ?
(08.05.2013 10:31)blindworm schrieb: [ -> ]nochmal die Frage: Werden diese angehängten Belege durch die GDPdU-Schnittstelle mit exportiert ?
Kommt wohl darauf an, welches Datenmangementsystem verwendet wird. Hier haben wir leider nur die "Dokumentenablage" und REWE verlinkt dorthin lediglich.
Mit DMS müsste es aber gehen.
Aber sicher bin ich nicht. Ich kann ja mal spaßeshalber eine kleine Firma exportieren und gucken, was drin ist.
(08.05.2013 09:59)ecro schrieb: [ -> ]Die Fibu selbst geht nicht schneller.
Aber die Folgearbeiten, weil der Beleg am Buchungssatz hängt und man jederzeit nachsehen kann, warum man so und nicht anders gebucht hat.
Als Nachteil empfinde ich, dass man auf den Belegen dann keine Notizen mehr anbringen kann, beispielsweise wie man auf die Aufteilung der Zahlung in Aufwand und ARAP gekommen ist.
Es ist wie gesagt immer der Einzelfall. Ich verzweifle regelmäßig, wenn ich einer Buchung der ich schon einen Beleg zugeordnet habe, im Folgemonat einen weiteren Beleg zuordnen muss, z.B. Ausfuhrnachweis bzw. Gelangenheitsbestätigung.
(10.05.2013 15:48)tolledeu schrieb: [ -> ]Gelangenheitsbestätigung.
Richtig.
Die Gelangensbestätigung würde ich im Zweifel an eine Buchung anhängen. Geht das nicht, buche ich eben einen Cent von links nach rechts und hänge da den Beleg an.